Jak działać efektywnie?

Rozwiązaniem na wymienione problemy jest wdrożenie w życie, sprawdzonych już na całym świecie, kilku prostych zasad programu PEP, które umożliwią nam efektywne zarządzanie czasem i pozwolą rocznie zaoszczędzić nawet sześć tygodni, poświęcanych na błahe czynności.

Wielu z nas nie potrafi skoncentrować się na wykonywanym zadaniu, ma zaległości w pracy, ale to wcale nie oznacza, że musimy więcej pracować, wystarczy nauczyć się lepiej zorganizować swój czas. Właściwe zarządzanie czasem jest ważne nie tylko dla dyrektorów czy menedżerów, ale dla każdego z nas, gdyż w pełni pozwala wykorzystać czas przeznaczony na karierę zawodową i życie prywatne. Każdy ma codziennie tyle samo czasu – 24 godziny, lecz nie każdy potrafi je efektywnie wykorzystać.

Wyniki badań przeprowadzonych przez H. Minzberga pokazują, że długość dnia pracy kierowników średniego szczebla jest nadmierna i zamiast 8 godzin często wynosi 12-14, ponadto struktura dnia jest zbyt rozdrobniona, wykonują oni zbyt dużo błahych czynności zamiast delegować uprawnienia i koncentrować się tylko na zadaniach kluczowych. Kolejnym powszechnie powtarzanym błędem jest brak planowania. Większość z nas działa spontanicznie, często wykonując zadania, które powinny znaleźć się na samym końcu, przez co brakuje nam czasu na rzeczy naprawdę ważne. W efekcie mamy zaległości, które nie pozwalają o sobie zapomnieć, stresujemy się i znów wykonujemy zadania w sposób nieprzemyślany.

Są dwie przyczyny dla których ludzie chcą nauczyć się skutecznie zarządzać swoim czasem: duża ilość obowiązków i poczucie, że czas przecieka nam między palcami. To prowadzi do wewnętrznego poczucia winy i ciągłych myśli o wielu nie załatwionych sprawach, co w rezultacie wywołuje stres. „Znaczenie znajomości zasad dobrej organizacji pracy i co ważniejsze umiejętność realizacji ich w praktyce są obecnie niezbędne. Zmęczenie, frustracja, stres - oto nasze życie. Lista obowiązków wydłuża się, zamiast skracać. W naszym i tak napiętym już planie pojawiają się nowe zadania i obowiązki.” – mówi Beata Uytenbogaardt - Dyrektor ds. Szkoleń Instytutu Technologii Biznesu, która od wielu lat prowadzi skuteczne szkolenia w zakresie zarządzania czasem.

Sposobem na efektywne zarządzanie czasem jest opracowany przez Kerry Gleesona – twórcę Institute for Business Technology – program PEP (Personal Efficiency Program), znany w Polsce jako „Osobisty Program Efektywnej Pracy”. Jest to indywidualny proces nauczania w miejscu pracy, prowadzony metodą coachingu. Pomaga zarówno pracownikom dużych organizacji, jak i osobom samodzielnie prowadzącym działalność gospodarczą, stawić czoło wspomnianym problemom i pokazuje sprawdzone techniki organizacji codziennej pracy. Zmienia złe i kształci efektywne nawyki pracy poprzez właściwą organizację miejsca pracy i wprowadzenie jednolitego systemu pracy w firmie. Podstawą programu PEP jest hasło „zrób to od razu!”.

Jak zatem osiągnąć zadowolenie z wykonywanej pracy i być efektywnym zawodowo? Beata Uytenbogaardt z IBT radzi: „zasada zrób to od razu jest kluczem do osobistej efektywności. Decydując się zrobić coś od razu, sprawiamy, że czas staje się naszym sprzymierzeńcem, a nie wrogiem. Cóż więc zrobić z bałaganem na biurku? Zabrać się do niego do razu! Zajmowanie się sprawami od ręki pozwala być lepiej zorganizowanym, lepiej panować nad tym, kiedy, gdzie, jak i co robimy.”

Zasada „Zrób to do razu!”, pomaga określić, w którym momencie mamy tendencję do odkładania spraw na później i ją przezwyciężyć. Zadania należy wykonywać od razu, zanim jeszcze są małe i nie urastają do rangi problemu, co pozwoli uniknąć zaległości. Kolejna sprawa to zajęcie się w pierwszej kolejności zadaniami nieprzyjemnymi, uwalniamy wtedy nasz umysł od zmartwień i możemy koncentrować się na konkretnych zadaniach.

Aby wykształcić w sobie nawyk działania zgodnie z tą zasadą konieczna jest dobra organizacja stanowiska pracy. W świecie, w którym dokumentacja jest niezmiernie ważna boimy się wyrzucić cokolwiek. Skutkiem tego są sterty dokumentów na naszym biurku. Ocenia się, że 75 do 80% dokumentów firmy jest przechowywanych niepotrzebnie. Kontrola przychodzących i wychodzących dokumentów oraz podejmowanie decyzji co z nimi zrobimy mogą decydować o naszej wydajności. Aby funkcjonować efektywnie konieczne jest zatem zorganizowanie miejsca pracy według sprawdzonych zasad. Oto one:

- Przejrzyste biurko – należy oczyścić je ze zbędnych dokumentów i uporządkować w ten sposób, aby wszystkie przedmioty biurowe znajdowały się pod ręką. Na biurku nie przechowujemy dokumentów.

- Przechowywanie dokumentów. Konieczne jest wprowadzenie podziału dokumentów na te, które załatwiamy w danej chwili (materiały wpływające, sprawy w toku) – powinny znajdować się jak najbliżej nas, abyśmy mieli do nich łatwy dostęp. Sprawy bieżące, które stanowią zazwyczaj przeważającą część dokumentów w biurze – powinny znajdować się blisko miejsca pracy, lecz niekoniecznie w zasięgu ręki. Dzięki temu mamy do nich nieograniczony dostęp, ale nie absorbują one naszej uwagi w momencie, kiedy nie są potrzebne. Projekty zamknięte – efekt dotychczasowej pracy powinny znajdować się w archiwum. W ten sam sposób przechowujemy dokumenty w komputerze, dzięki temu otrzymujemy jednolity system archiwizacji dokumentów, łatwiej je odszukujemy, czyli jednym słowem oszczędzamy czas. Praca w czystym i uporządkowanym otoczeniu jest po prostu łatwiejsza.

W kolejnym etapie szkolenia trenerzy Instytutu Technologii Biznesu wprowadzają hasło „Zaplanuj to od razu!” Proces planowania jest jedną z ważniejszych czynności naszej codziennej pracy, dzięki niemu mamy wyobrażenie jak będą wyglądały nasze działania w ciągu najbliższych dni i tygodni. Konsekwencją braku planowania jest niezdolność skupienia się na zadaniach aktualnie wykonywanych, gdyż jesteśmy rozpraszani przez stale napływające myśli o sprawach do załatwienia. Dzięki jasno określonym czynnościom, mamy wyobrażenie, jak przebiegać będzie reszta naszych działań. Jeśli ten obraz jest wyraźny od razu działamy, nie zastanawiamy się nad błahymi sprawami i w efekcie realizujemy zadania znacznie szybciej.

Ludzie, którzy używają powyższych technik regularnie, osiągają stan zwany efektywnością osobistą, co przekłada się nie tylko na sukces w życiu zawodowym, ale również prywatnym. Stosując zasady PEP w życiu stajemy się zdolni funkcjonować skutecznie, nawet pod intensywnym stresem, dzięki nim jesteśmy w stanie maksymalnie wykorzystać nasz ograniczony nowymi obowiązkami czas. W efekcie dziennie oszczędzamy godzinę czasu, a rocznie daje to wynik równy 6 tygodniom.