Zarządzanie zapasami: typy i optymalizacja kosztów

Przeczytaj także: Optymalizacja kosztów - trendy w Polsce

W tym tekście najpierw poznasz typy kosztów, a później sposoby ich optymalizacji. Czemu optymalizacji, a nie zmniejszania? Bo zmniejszanie kosztów to droga prowadząca donikąd. Najlepszym sposobem zmniejszenia kosztów zapasów jest obcięcie ich do zera — po co w ogóle cokolwiek przechowywać? Niestety, to nie jest świat idealny. Zarabiamy pieniądze w świecie rzeczywistym (w dodatku jeszcze nieprzyzwyczajonym do e-biznesowych szybkich zamówień drogą elektroniczną). Nie możemy więc do końca liczyć na dostawców, bo oni mają swoje kłopoty. Zapasy są zatem konieczne i będą konieczne jeszcze przez dłuższy czas.

Typologia kosztów może być dość skomplikowana, na szczęście są eksperci, którzy potrafią ją uprościć. Zgodnie z autorami książki „Finanse firmy. Jak zarządzać kapitałem” (C.H. Beck, 2007), do kosztów związanych z zapasami należą:

• koszty pozyskania zapasów,
• koszty utrzymania zapasów,
• koszty wyczerpania zapasów.

koszty pozyskania zapasów

W skład tych kosztów wchodzą m.in.:

• koszty złożenia zamówienia (przygotowania i wysłania listem, faxem, pocztą elektroniczną lub w drodze osobistej wizyty u dostawcy),
• koszty dostawy (wysyłki, w tym załadunku i transportu),
• koszty przyjęcia dostawy (wyładunku, kontroli jakości).

Wśród tych kosztów znajdują się koszty bezwzględnie stałe, niezwiązane z wielkością dostaw oraz koszty względnie stałe, które po okresie stabilizacji zmieniają się skokowo, po czym znowu się stabilizują, by po pewnym czasie ponownie skokowo wzrosnąć itp. Przykładem kosztów bezwzględnie stałych są koszty złożenia zamówienia. W danym liście można np. zamówić zarówno jedną małą dostawę, jak i serię dużych dostaw, ponosząc identyczny koszt. Przykładem kosztów względnie stałych mogą być koszty transportu. Samochód o określonej ładowności może przewieźć zarówno jedną jednostkę danego towaru, jak i dużą ilość jednostek — do granicy określonej jego ładownością. I w jednym, i w drugim przypadku przewoźnik zażąda tej samej zapłaty. Jeśli jednak odbiorca zażyczy sobie większej ilości towaru, to albo ten sam samochód obróci ponownie albo pojedzie drugi, przy czym zapłata za drugi kurs będzie znowu niezależna od ilości przewożonego tonażu.

koszty utrzymania zapasów

W skład tych kosztów wchodzą przede wszystkim koszty:

• finansowania — w zapasach zamrożona jest gotówka, która mogłaby finansować inne przedsięwzięcia. Niezależnie od tego, czy zapasy finansowane są ze środków własnych czy obcych, kreują koszt — w pierwszym przypadku jest to koszt alternatywny (koszt utraconych możliwości), w drugim — koszt pozyskania i obsługi kredytów (pożyczek),
• magazynowania — koszty amortyzacji powierzchni magazynowych oraz zainstalowanych tam urządzeń, koszty dozorowania oraz — w zależności od rodzaju zapasów — koszty oświetlenia, zaciemnienia, ocieplania, schładzania, suszenia, nawilżania itp., koszty płac pracowników obsługujących magazyny.
• ubezpieczenia — od różnych zdarzeń losowych typu kradzież czy zniszczenie,
• starzenia się — to koszty starzenia fizycznego związane z utratą pierwotnych walorów użytkowych oraz koszty starzenia ekonomicznego (moralnego) w wyniku dokonującego się postępu technicznego.