Administracja publiczna a skuteczny PR

Przeczytaj także: Urzędy i urzędnicy wg Polaków

Rzecznik prasowy gminy

Kolejną sprawą jest prawidłowy kontakt urzędu z mediami, organizacjami, a przez nie — z ogółem społeczeństwa. Obecnie prowadzeniem polityki informacyjnej gmin i urzędów administracji państwowej i terenowej zajmują się rzecznicy prasowi, informujący społeczeństwo i prasę o działalności gmin. Udzielają oni wyjaśnień, co jest pomocne w wykonywaniu jej funkcji i zadań gminy.

Działalność rzeczników prasowych gmin wiąże się ze znacznie szerszym zakresem zadań niż tylko kontakty z dziennikarzami. Dla ilustracji możliwości warto przytoczyć rejestr obowiązków rzecznika prasowego wojewody:

1) realizacja zadań wynikających z ustawy Prawo prasowe (i z Rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 9 lipca 1984 r. w sprawie trybu udostępniania prasie informacji oraz organizacji i zadań rzeczników prasowych w urzędach administracji państwowej), a w szczególności:

• współdziałanie z przedstawicielami środków masowego przekazu,
• analizowanie publikacji prasowych i organizowanie odpowiedzi na krytykę prasową dotyczącą działalności wojewody i podporządkowanych jednostek organizacyjnych,
• informowanie opinii społecznej o pracach wojewody oraz podejmowanych decyzjach dotyczących województwa,
• udzielanie pomocy jednostkom organizacyjnym w działalności prasowo-informacyjnej,
• analizowanie publikacji prasowych o tematyce związanej z zakresem działania rządowej administracji ogólnej i opracowywanie zbiorczych analiz publikacji krytycznych,
• przedstawianie ważniejszych publikacji wojewodzie,
• organizowanie i prowadzenie konferencji prasowych (w miarę potrzeb), prezentowanie w środkach masowego przekazu komunikatów o decyzjach oraz uzasadnianie organów administracji łącznie z inspirowaniem ich publikacji,
• odbywanie z dziennikarzami rozmów informacyjnych i inspirujących na tematy należące do zakresu działania organów rządowej administracji ogólnej,

2) realizacja zadań wynikających z ustawy Prawo prasowe (i z Rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 9 lipca): przekazywanie prasie notatek, komunikatów i relacji z narad i spotkań, w których dziennikarze nie biorą udziału,

3) prowadzenie ewidencji publikacji prasowych, notatek krytycznych oraz materiałów przekazanych prasie,

4) opracowywanie projektów zarządzeń, zaleceń i wytycznych wojewody w zakresie organizacji i usprawniania przepływu informacji dla środków masowego przekazu,

5) techniczno-biurowa obsługa telekonferencji organizowanych przez Urząd Rady Ministrów bądź resortowych ministrów z udziałem wojewody — sporządzanie protokołów i przekazywanie dyspozycji Wojewody zainteresowanym dyrektorom wydziałów urzędu.

6) wykonywanie zadań związanych z funkcjami reprezentacyjnymi wojewody:

• współudział w opracowywaniu harmonogramów wizytacji przedstawicieli rządu, a także innych oficjalnych delegacji przebywających na terenie województwa,
• organizowanie kontaktów wojewody z organizacjami politycznymi i społecznymi,

7) przygotowywanie okolicznościowych pism wojewody.

Zakres obowiązków przypisany rzecznikom gmin, zależy od jej wielkości i problemów, ale idea tej funkcji jest niezmienna — jest to tuba terenowej władzy. Dwoma kluczowymi zasadami działania rzecznika powinny być: prawda (w przeciwieństwie do mydlenia oczu) oraz szybkość przekazu informacji (w przeciwieństwie do stwarzania sztucznych opóźnień licząc na wygaśnięcie zainteresowania mediów tematem).

Więcej przydatnych informacji na temat wykorzystania public relations w administracji publicznej do podniesienia skuteczności działań oraz społecznego zaufania znajdziesz w książce „Public relations w administracji publicznej” Z. Knechta (Wydawnictwo C.H. Beck, 2007). Wszelkie skróty i uzupełnienia za zgodą Wydawcy. Książkę znajdziesz w księgarni internetowej www.ksiegarnia.beck.pl, wpisując w pole wyszukiwarki zwrot „public relations”.