Prezentacje handlowe: Power Point - częste błędy

Przeczytaj także: Sztuka prezentacji, czyli jak dotrzeć do odbiorcy?

2. Brak zbudowania motywacji do uczestniczenia w prezentacji.

Błędem jest dosłownie powiedzenie a jeszcze gorzej przeczytanie „o czym będzie prezentacja”. Przeczytanie spisu treści, który świetnie widać na wyświetlanym slajdzie, nie wygląda efektownie. Klient myśli sobie „przecież to widzę” i zadaje sobie pytanie „po co On mi to mówi?”. Niebywałe jak często prezentujący zapominają, że by ich wysiłek związany z przygotowaniem treści slajdów, podróży do klienta nie poszedł na marne muszą zmotywować klienta do tego by uczestniczył w tak pomyślanym spotkaniu handlowym. Mówienie o tym czego dotyczy prezentacja bez wyraźnego odwołania się do korzyści, jakie klient ma z faktu samego uczestniczenia w spotkaniu przypomina wystawianie sztuki bez pewności że na widowni znajdują się gotowi na przedstawienie widzowie. A może są i śpią? Czytanie spisu treści „o czym będzie prezentacja” powoduje częściej efekt odwrotny zniechęcenie. Klinet otrzymuje komunikat nie ty i twoje potrzeby są najważniejsze ale to co ja przygotowałem dla ciebie. Takie zignorowanie czynnika motywacji rzadko prowadzi do wzbudzenia zainteresowania u niezainteresowanych. Taka prezentacja dla tych klientów, którzy byli i tak zainteresowani lub nawet zdecydowani na kupno nie przedstawia dużej wartości a czasem wręcz może obudzić demony zastrzeżeń dotyczących naszego produktu. Kluczem do sukcesu na tym początkowym etapie jest przedstawienie jednej zasadniczej lub kilku istotnych korzyści jakie ma dostarczyć sama prezentacja.

Oczywiście trzeba to odróżnić od korzyści z posiadania produktu czy usługi, które prezentujemy. Klienci poświęcając nam swój cenny czas, chcą mieć pewność że jest to korzystna inwestycja. Dokończenie zdań „dzięki tej prezentacji będą Państwo mogli...”, czy „spotkanie to umożliwi Państwu... „ jest jednym z szybkich i do zastosowania w każdych warunkach, sposobów na przedstawienie korzyści z samego faktu uczestniczenia w prezentacji. Zmotywowanie do odbioru to warunek konieczny udanej prezentacji.

3. Prezentacja power point jako jedyny środek przekazu. Sztuczność spotkania.

Wykorzystanie podczas spotkania handlowego prezentacji, jako jedynego środka przekazu, jest jednym z większych i bardzo powszechnych błędów w prowadzeniu prezentacji. Prezentacja może być, i jest, skuteczną formą komunikowania się, ale często powinna być tylko środkiem pomocniczym, a nie głównym i jedynym. Tymczasem bardzo często handlowcy spotykając się z klientem i prezentując produkt czy usługę, przyzwyczajają się do tego że mają prezentacje i jej ... nadużywają. Czytają teksty opracowane samodzielnie albo przez marketing, mówiąc o oferowanym produkcie używają określenia „jak widać na prezentacji” lub „jak jest przedstawione na tym slajdzie”. A gdyby tak zawiesił się komputer? Wówczas pojawia się kłopot co powiedzieć! Może umówić się na kolejne spotkanie, kiedy komputer będzie działał? Gdy pytam: czy jako handlowiec dysponuje Pani/Pan broszurami, próbkami, produktami etc. Odpowiadają, że tak, mają je ale... w samochodzie lub biurze. Co jest lepsze zdjęcie produktu czy on sam? Dlaczego więc są tam, a nie tu?

4. Kolejny nieproszony gość, prezentacja, która przeszkadza zamiast pomagać.

Prezentacja Power Point to dodatkowy element w polu uwagi, co najmniej trzeci towarzysz podczas spotkania z klientem. Często zamiast pomagać wprowadza zamieszanie, konfuzje. Część klientów jest zaskoczona samym faktem prezentacji, bo np. spodziewali się rozmowy, krótkiej, rzeczowej, a nie prezentacji. Zaskoczenie cicho przeradza się w złość i sączy się przez cale spotkanie. Często na spotkaniach handlowych jest małe audytorium np jedna, dwie osoby, a prezentacja, wprowadzona między nie, osłabia bezpośredni kontakt. I co z tego, że estetyka grafiki przygotowanej przez marketing czy nas samych z pomocą narzędzi elektronicznych, jest najwyższej próby. Niejednokrotnie dużo skuteczniejszym dla zadziałania obrazem jest odręczny rysunek, a nie przygotowana prezentacja. Często samo otworzenie laptopa może stworzyć niechciana barierę. Trudno na spotkaniu z jedną osobą używać projektora, ale nawet, jeśli będzie to osobisty komputer, to przedstawiciel wykorzystując prezentacje power point koncentruje się na obsłudze komputera, a nie na kliencie! Jakąś część uwagi poświęca nie klientowi – przynajmniej tak to mogą odebrać niektórzy z nich. A niech się zawiesi komputer lub padnie bateria. Co klient pomyśli wówczas na temat firmy czy jej reprezentanta? Efekt może być przeciwny niż były nasze intencje. Część klientów oczekuje jedynie odpowiedzi, czy informacji na jedną, dwie kluczowe dla niego kwestie. Oczywiście trzeba wiedzieć które kwestie są najistotniejsze. Jeśli wiadomo to wówczas warto optymalnie dobrać środki do celu. Jeśli prezentacja może obrazem i hasłem więcej powiedzieć niż tysiąc słów – wówczas warto. A jeśli nie? W takiej sytuacji często zaplanowany i narzucony przez kompozycje slajdów przebieg wręcz utrudnia dotarcia i wpływu na klienta? A sztuczność spotkania wymuszona przez obecność sprzętu do odtworzenia prezentacji staje się dodatkowym niechcianym graczem sytuacji zakupowej. Niech to skłoni także i Ciebie do zastanowienia się czy warto ją wykorzystać na następnym zaplanowanym z jej udziałem spotkaniu?

Może nawykowo wręcz wykorzystujesz kiedyś opracowaną i raczej zadajesz sobie pytanie kiedy ją ponownie wykorzystać niż co chce osiągnąć i czy pomoże to w decyzji podczas spotkania z klientem, z tym konkretnym klientem? Bardzo często pojawienie się z prezentacją u klientów, którzy znali nasz sposób „sprzedawania”, wywołuje wrażenie sztuczności i w rzeczywistości pogarsza relacje. Prezentacja w takim przypadku jest sztuczna, nie na miejscu i więcej przynieść może szkody niż pożytku.