Facilitacja - nowy trend w zarządzaniu

Przeczytaj także: Dział HR - sprawozdanie kapitału ludzkiego

Talent Club zaznacza, iż organizacje, rządy i firmy, stojąc w obliczu zmian o niespotykanej dotąd skali, potrzebują odkryć nowe sposoby pracy, znaleźć nowe rozwiązania starych problemów i odrzucić stare zwyczaje. W konsekwencji, wzrasta potrzeba stosowania nowego podejścia i wykorzystywania nowych umiejętności – FACILITACJI.

Co to jest facilitacja?

Ingrid Bens w swojej książce „Facilitating with Ease” określa facilitację jako „sposób na dowodzenie bez przejmowania sterów”. Inna definicja brzmi: „Proces, w którym jedna osoba pomaga innym w realizacji zamierzonych celów i podnosi jakość wspólnej pracy”.

Talent Club wyjaśnia, iż efektywna facilitacja rozpoczyna się, gdy pomagamy grupie skoncentrować się na celu, w taki sposób, aby ten cel przede wszystkim umożliwiał jej dobrą współpracę. Wiadomo, że każdy z nas jest inny, a różne osobowości i różne zachowania wywołują trudne sytuacje. Poprzez koncentrację na pracy, na osiąganiu wyników, facilitator pomaga ludziom lepiej zagłębiać się w dyskutowane zagadnienia i jednocześnie lepiej rozumieć wzajemne różnice w punktach widzenia, a to wszystko w spokojnej atmosferze, bez napięć i konfliktów.

Korzyści facilitacji wynikają z faktu, że grupa, aby pracować efektywnie, potrzebuje ustrukturyzowanej formy, czyli procesu oraz umiejętności zarządzania tym procesem.

Role facilitatora

Talent Club podaje, że główną rolą facilitatora jest takie prowadzenie dyskusji i pracy grupy, aby ułatwić uczestnikom osiągnięcie założonych celów. Facilitator jest odpowiedzialny za proces, który przygotowuje wcześniej pracując z klientem, a potem świadomie prowadzi w czasie sesji, spotkania. Podczas pracy grupy facilitator nigdy nie jest jej uczestnikiem i nie włącza się bezpośrednio w pracę nad produktami, wypracowywanie rezultatów sesji. Jego zadaniem jest monitorowanie przebiegu sesji, dbanie o to, aby przebiegała zgodnie z planem i koncentrowała się na określonych zagadnieniach.

Facilitator umie rozdzielać proces od zadania i wie jakie narzędzia zastosować. Proces to wszystkie środki niezbędne do wykonania zadania, ale także możliwe rozwiązania. Jak napisał Tony Mann w swojej książce pt. „Facilitation- An Art, Science, Skill or All Three?”: „Facilitator zapewnia, podobnie jak w przypadku pracy fabryki, konkretne środki produkcji. Zamienia podstawowe składniki (myśli i idee) w gotowy produkt przy jak najmniejszych stratach (wysiłku) oraz maksymalnym wykorzystaniu dostępnych zasobów (czas pracowników). Dlatego właśnie zawsze stratą czasu jest sytuacja, gdy ludzie siedzą na spotkaniu nie mając nic do powiedzenia. (…) Wiedzą oni, że nie są potrzebni w tym miejscu, a jednak tkwią tam bezczynnie. Można porównać to do marnowania cennego surowca. Aby linia produkcyjna była wydajna, musimy uporządkować proces.”

Rolą facilitatora w pracy z grupą jest oddanie odpowiedzialności jej członkom i pomaganie im w samodzielnym znalezieniu rozwiązania. Konsultant zwykle proponuje gotowe rozwiązanie, sprawdzone już w oparciu o różnorodne przypadki w innych organizacjach, natomiast facilitator proponuje takie metody pracy, dzięki którym grupa sama znajdzie najlepsze, własne rozwiązanie.

Talent Club wyjaśnia dalej, iż w przypadku spotkań może zaistnieć konieczność przeanalizowania niezliczonej liczby zadań, z których każde jest inne od pozostałych i każde wymaga odrębnego procesu, który powinien być dostosowany do danego celu. Relacja między zadaniem i procesem jest niezbędna dla zapewnienia efektywności produkcji. Aby zapewnić dobry wynik, zadanie powinno być jasno określone, a procesy zaprojektowane i wdrożone. Wbrew zdrowemu rozsądkowi jest wykorzystywanie fragmentów procesu, które były używane przy innych okazjach, jeśli nie pasują one do zadania, niezależnie od tego, jak wydają nam się interesujące i jak bardzo je lubimy.

Posługując się analogią do zakładu produkcyjnego, Tony Mann w swojej książce zauważa: „W opowieściach o przemyśle japońskim mówi się, że gdy pojawia się problem, pracownicy zatrzymują linię produkcyjną, a wtedy pojawia się zespół inżynierów procesów i rozwiązuje go. Podobnie na spotkaniach zarządu, jeśli „produkcja” nie idzie tak, jak powinna, zespół powinien przerwać spotkanie, by zmienić/dostosować proces, niezbędny do osiągnięcia założonego celu. Zespoły, które potrafią określić cel, wyznaczyć zadania i konkretne działania, a następnie wdrożyć skuteczny proces, wykorzystać właściwy format i zastosować odpowiednie techniki, uzyskują podniesienie wydajności ich pracy. Jednocześnie minimalizują one straty i maksymalizują wykorzystanie dostępnych zasobów, znacząco podnosząc jakość zarządzania i podejmowanych decyzji (…). Podobnie w przypadku podejmowania decyzji, rozwiązywania problemów i tworzenia nowych rozwiązań, istnieją przydatne modele (na przykład model Process Iceberg), narzędzia (na przykład analiza pola sił) i techniki (na przykład braindumping przy użyciu karteczek Post It™). Duże maszyny w fabrykach mają liczne kontrolki i wskaźniki, zaś modele procesów wykorzystują narzędzia i techniki.”