Audyt projektów unijnych

Przeczytaj także: Kontrola projektów inwestycyjnych

Warto pamiętać, że już sama ustawa z 27 sierpnia 2010 r. o finansach publicznych (Dz. U. 2009 nr 157 poz. 1240) podkreśla w 272 art. rolę audytu, jako działalności niezależnej i obiektywnej, będącej formą systematycznej oceny kontroli zarządczej i czynności doradczych.

Nie kontrola a ocena kontroli zarządczej i czynności doradcze wspierające w realizacji założonych celów są tym, co należy eksponować rozmawiając o audycie. Warto również podkreślić inną definicję audytu wewnętrznego – tę, określoną w Międzynarodowych Standardach Profesjonalnej Praktyki Audytu Wewnętrznego, zgodnie z którą „audyt jest działalnością niezależną, obiektywnie zapewniającą i doradczą, której celem jest przysporzenie wartości i usprawnienie działalności operacyjnej organizacji. Pomaga on organizacji w osiąganiu jej celów poprzez systematyczne i zdyscyplinowane podejście do oceny i doskonalenia skuteczności procesów zarządzania ryzykiem, kontroli i governance”.

A jak moglibyśmy w prosty sposób określić rolę audytora w projekcie unijnym? No cóż, poprzez swoje umiejętności, doświadczenie i wiedzę audytor powinien przyczynić się do jakości zarządzania projektem, sprawności kontroli wewnętrznej, łatwości w identyfikacji ryzyka i zarządzaniu nim. Innymi słowy, zadaniem audytora jest wsparcie zespołów zarządzających projektami i pomoc w takiej organizacji procesów zachodzących w projekcie, aby możliwe było zarządzanie ryzykiem, które znacznie ogranicza lub eliminuje możliwość wystąpienia zdarzeń i okoliczności mogących w sposób niekorzystny wpłynąć na realizowane przedsięwzięcie, w szczególności zaś spowodować niekwalifikowane koszty w projekcie.

Audytor nie ma „mocy władczej i sprawczej” – nie decyduje o kwalifikowalności kosztów, nie ma możliwości wyciągania konsekwencji – tym samym zaś nie jest kontrolerem, który w sposób zero – jedynkowy ocenia nasze przedsięwzięcie. Audytor raczej szuka luk w systemie, które mogłyby spowodować kłopoty (określa ryzyko) – np. niezaplanowane, niekwalifikowane koszty, niecelowe działania, nieskuteczne formy kontroli wewnętrznej, następnie zaś uświadamia zespół zarządzający argumentując mu swoje racje i proponuje działania, które byłyby w jego ocenie bardziej skuteczne (rekomendacje). Tym samym zaś prowadzi swego rodzaju doradztwo na rzecz beneficjenta, wskazując błędy, przede wszystkim systemowe - powielane w jednostce, firmie lub organizacji i doradzając prawidłowe działanie.

Umowa z audytorem

A jak w praktyce wygląda badanie audytowe projektu? Najpierw powinniśmy poszukać audytorów, którzy zostaną zaproszeni do współpracy – w pierwszym rzędzie należy rozważyć, czy mamy obowiązek stosowania ustawy prawo zamówień publicznych lub zasady konkurencyjności wymaganej umową wsparcia. Jeśli tak, to musimy zastosować się do opisanych tam reguł wyboru wykonawcy. Jeśli nie stosujemy w naszym projekcie przepisów ustawy lub zasady konkurencyjności, poszukajmy rekomendowanych firm – poprzez analizę rynku, w Internecie, w oparciu o doświadczenia zaprzyjaźnionych podmiotów. Jeśli znajdziemy krąg potencjalnych podmiotów należałoby określić warunki współpracy – cenę, za którą zostanie przeprowadzone badanie, zakres przedmiotowy, wymagania wobec audytorów oraz standardy i wytyczne, którymi powinni się kierować w zadaniu. Niektórzy klienci wskazują pożądaną wielkość próby, która powinna zostać zbadana podczas badania.

Powyższe pozwala na dookreślenie:

• Ceny, która niezależnie od tego, czy jest kosztem kwalifikowanym czy własnym klienta (beneficjenta) powinna zostać podana przez audytorów po tym, jak zapoznają się oni z rodzajem, zakresem, wielkością projektu oraz aktualnym poziomem dofinansowania. Audyt nie powinien być prowadzony wcześniej niż po wydatkowaniu 50 – 60 proc. dotacji, chyba że wytyczne instytucji pośredniczącej wskazują inaczej. Nie powinien być przeprowadzony również zbyt późno, bowiem wówczas na jakiekolwiek działania zapobiegawcze i naprawcze może późno już nie wystarczyć czasu;
• Zakresu przedmiotowego - warto wskazać w zapytaniu ofertowym, które z obszarów mają zostać poddane badaniu. Ważne jest, żeby koniecznie tutaj należy upewnić się, iż nie ma oddzielnych wytycznych instytucji pośredniczącej lub wdrażającej dotyczących audytu zewnętrznego i jego zakresu przedmiotowego;
• Wielkości i zakresu badania. Dookreśleniu jak wysoki ma być procent zbadanych operacji, zdarzeń, działań, przetargów, kwalifikowalności, świadczonego wsparcia, osiągniętych wskaźników (wielkość próby);