Rozliczanie dotacji unijnych

Przeczytaj także: Rozliczanie inwestycji finansowanych z dotacji unijnych

Cykl życia projektu składa się z sześciu podstawowych elementów: pomysłu, opracowania wniosku aplikacyjnego i załączników, podpisania umowy o dofinansowanie, realizacji przedsięwzięcia, rozliczenia dotacji, zachowania trwałości projektu. Każdy z wymienionych elementów musi charakteryzować wysoka jakość, ponieważ na sukces projektu pracują jego wszystkie składowe, począwszy od realnego pomysłu, a kończąc na stuprocentowym rozliczeniu dotacji i utrzymaniu trwałości przedsięwzięcia.

Dotacje unijne nie są dla wszystkich. Unijne dofinansowanie stanowi dźwignię dla zaplanowanego rozwoju firmy. Przedsiębiorca, który sam nie wie czego chce i twierdzi, że może otrzymać dofinansowanie na wszystko, nie jest partnerem do ubiegania się o wsparcie. Bezzwrotna dotacja jest dla beneficjentów działających w oparciu o długofalowe plany, z pomysłem na przyszłość oraz w obszarze, w którym firma działa lub planuje się rozwijać.

Jak skutecznie przystąpić do realizacji projektu?

Zdefiniować cele, które dzięki realizacji projektu chcemy osiągnąć. Przydatna wówczas jest znana formuła SMART, mówiąca, że każdy cel powinien spełniać poniższe kryteria: S – specyficzny (konkretny), M – mierzalny (policzalny, możliwy do określenia przy pomocy liczb, jednostek, norm, etc.), A - akceptowalny (akceptowany przez wszystkich, którzy będą dążyć do jego realizacji), R - realny (możliwy do osiągnięcia), T - określony w czasie. Każdy potencjalny beneficjent powinien następnie określić zasoby, jakie posiada. Czy dysponuję ludźmi, kapitałem, infrastrukturą, czasem i informacjami na wystarczającym poziomie? Jeśli nie, to czy jestem w stanie brakujące zasoby pozyskać?

Kluczowym czynnikiem sukcesu projektu jest przygotowanie techniczne, administracyjne i finansowe inwestycji oraz rzetelne opracowanie dokumentacji aplikacyjnej. Każdy przedsiębiorca, który zamierza ubiegać się o wsparcie musi pamiętać, iż zanim przystąpi do prac nad dokumentacją projektową musi dysponować wszelkimi pozwoleniami, dokumentacją techniczną, kosztorysami, decyzjami środowiskowymi, mieć uregulowane płatności w urzędzie skarbowym oraz zakładzie ubezpieczeń społecznych i co najważniejsze - posiadać stabilną sytuację finansową, tak aby wykazać stuprocentowy montaż finansowy inwestycji (środki własne, kredyt, leasing itp.). Jeśli inwestor decyduje się zlecić przygotowanie projektu firmie zewnętrznej, powinien pamiętać o tym, iż są dwa podstawowe determinanty dobrej współpracy: terminowe przekazywanie wykonawcy kompletnej dokumentacji oraz stały zakres rzeczowy inwestycji.

Kompletność posiadanej przez inwestora dokumentacji warunkuje napisanie dobrego projektu, z realnym harmonogramem rzeczowo-finansowym, doszacowanym budżetem oraz prawidłowo przyjętymi wskaźnikami produktu i rezultatu. Cały cykl aplikowania podlega bardzo rygorystycznym wymogom konkursowym. I kiedy w końcu podpisujemy upragnioną umowę o dofinansowanie realizacji inwestycji, wydaje nam się, że najgorsze formalności są już za nami. Otóż nic bardziej mylnego! Po podpisaniu umowy nadal działamy według ścisłych procedur, a od naszej rzetelności i biegłości w poruszaniu się w gąszczu wytycznych i zaleceń w zakresie wdrażania i rozliczania zależy, czy faktycznie otrzymamy przyznane w umowie dofinansowanie.

Podstawowymi elementami systemu rozliczania dotacji są m.in. zapisy umowy o dofinansowanie, kwalifikowalność wydatków, wnioski o płatność, wnioski o zaliczkę, monitoring realizacji inwestycji, informacja i promocja projektu, archiwizacja dokumentacji projektowej, konta analityczne w systemie finansowo-księgowym i wyodrębnione do projektu konto bankowe.

Wniosek o płatność

Aby skutecznie rozliczyć przyznaną w umowie dotację, musimy przedkładać do instytucji pośredniczących II stopnia (IP II) wnioski o płatność (WOP). Wniosek o płatność składa się z części merytorycznej i finansowej. Terminy składania WOP są każdorazowo określone w umowie o dofinansowanie projektu. Co do zasady WOP składa się nie rzadziej niż raz na 3 miesiące, nie częściej niż raz na miesiąc oraz najpóźniej 30 dni od zakończenia realizacji projektu. Najwygodniejszą formą jest rozliczanie projektu kwartalnymi WOP. Unikniemy wówczas sytuacji, w której składamy w ciągu kwartału trzy wnioski o płatność i pierwszy WOP zawiera jeden błąd rachunkowy, wówczas wykrycie przez IP II takiego błędu od razu skutkuje poprawieniem wszystkich trzech złożonych wniosków.

Skuteczny wniosek o płatność spełnia szereg wymogów formalnych i merytorycznych, w tym musi być przygotowany na prawidłowym formularzu (aktualnie obowiązującym), obejmuje faktycznie poniesione wydatki kwalifikowalne (nie koszty!), które są zgodne z zapisami umowy oraz z celami pomocy. Wnioski o płatność mogą obejmować: rozliczenie płatności zaliczkowej – udokumentowanie wydatków poniesionych przez beneficjentów, którzy otrzymali środki na realizację projektu w formie zaliczki; rozliczenie wydatków - udokumentowanie wydatków poniesionych przez beneficjentów finansujących całość wydatków ponoszonych w ramach projektu ze środków będących w ich dyspozycji.