Rozliczanie dotacji unijnych

Przeczytaj także: Rozliczanie inwestycji finansowanych z dotacji unijnych

Część merytoryczna wniosku o płatność zawiera następujące informacje o realizowanym projekcie: okres, którego dotyczy wniosek, priorytet, działanie, tytuł, nr umowy, okres realizacji, płatność, kwota wydatków kwalifikowalnych objętych wnioskiem, wnioskowana kwota, dane o beneficjencie (dane osób przygotowujących wniosek w części dotyczącej postępu finansowego i rzeczowego), planowany przebieg projektu do czasu złożenia kolejnego wniosku, problemy i trudności przy realizacji projektu, zgodność realizacji projektu z zasadami polityk wspólnotowych, postęp rzeczowy realizacji projektu w podziale na zadania (część opisowa). Część finansowa obejmuje: postęp finansowy realizacji projektu w podziale na zadania, korekty finansowe dotyczące poprzednich wniosków o płatność, określenie źródeł finansowania wydatków, rozliczenie kwoty dofinansowania i wkładu własnego oraz uaktualniony harmonogram płatności na kolejne okresy rozliczeniowe.

Problemy w trakcie rozliczenia

Każdy wniosek o płatność zawiera niezbędne, wymagane umową załączniki, w tym zgodny z określonym w tabeli postępu finansowego wydruk z komputerowego systemu księgowego projektu lub kopię ewidencji księgowej projektu lub tabelę „Zestawienie dokumentów potwierdzających poniesione wydatki objęte wnioskiem” (w zależności od zapisów w umowie o dofinansowanie), wyciąg z rachunku bankowego, kopie faktur lub innych dokumentów o równoważnej wartości dowodowej, kopie dokumentów potwierdzające odbiór urządzeń lub wykonanie prac, w przypadku zakupu urządzeń, które nie zostały zamontowane – kopie protokołów odbioru urządzeń lub przyjęcia materiałów, z podaniem miejsca ich składowania, wyciągi bankowe z rachunku beneficjenta lub przelewy, potwierdzające poniesienie wydatków, kopie innych dokumentów potwierdzających i uzasadniających prawidłową realizację projektu.

Problemy, które mogą pojawić się w trakcie rozliczenia: wydatkowanie środków na zakres nie objęty wsparciem, naruszenie ustawy PZP, błędne oznaczenie okresu, którego dotyczy wniosek, brak korelacji faktur z okresem rozliczenia, brak korelacji płatności z odpowiednim rachunkiem, brak przedstawienia wymaganych dokumentów potwierdzających zapłatę faktur, brak protokołu odbioru prac, faktura została opłacona w okresie innym niż ten, którego dotyczył wniosek o płatność, brak wyciągów potwierdzających dokonanie płatności i protokołu odbioru robót, wniosek i potwierdzenie za zgodność z oryginałem podpisane przez osobę, której pełnomocnictwa nie załączono.

Jak uniknąć najczęstszych błędów we wniosku o płatność?

Przede wszystkim należy wypełniać wszystkie pola we wniosku, wniosek podpisuje zawsze osoba upoważniona do reprezentowania inwestora, bezwzględne dołączamy jako dowód poniesienia wydatków wyciąg bankowy z konta projektowego, starannie i czytelnie opisujemy faktury i inne dokumenty księgowe, których kserokopie dołączamy do wniosku o płatność. Proszę pamiętać, iż brak wydatków po stronie beneficjenta nie zwalnia go z obowiązku przedkładania wniosków o płatność z wypełnioną częścią merytoryczną, dotyczącą przebiegu realizacji projektu (zgodnie z zapisami umowy o dofinansowanie). Pozytywnie i w całości zweryfikowana przez IP II część wniosku o płatność dotyczącą przebiegu realizacji projektu, wskazuje na właściwą realizację projektu i jest warunkiem koniecznym do zrefundowania poniesionych wydatków. Dlatego, szanowni państwo, cieszmy się z przyznanej dotacji, ale szampana otwierajmy dopiero po tym, jak ją skutecznie rozliczymy.

Błędy we wnioskach

Najczęściej popełniane błędy we wnioskach o płatność:

• błędy rachunkowe,
• niewskazywanie podatku VAT,
• niewystarczający zakres informacji dotyczących postępu rzeczowego realizacji projektu,
• brak wyciągów bankowych potwierdzających wysokość środków przekazanych beneficjentowi w formie zaliczki (wysokość otrzymanej kwoty dofinansowania),
• brak wypełnienia wszystkich wymaganych pól we wniosku,
• nieprawidłowe daty zapłaty – niewskazywanie wszystkich dat zapłaty za dany dokument, jeżeli zapłata następowała w kilku ratach,
• nieprawidłowe kwoty w kolumnach brutto, netto i kwalifikowalne,
• brak wyciągów bankowych potwierdzających opłacenie dokumentów w całości,
• brak dokumentów potwierdzających wniesienie wkładu prywatnego.