Kłopotliwe zarządzanie danymi

Przeczytaj także: NETGEAR: sześciodyskowy ReadyNAS

Większość firm nie przestrzega własnych zaleceń w zakresie zarządzania informacjami – wynika z badania Symantec pt. „Information Management Health Check 2010”. 87% respondentów wierzy w wartość sformalizowanego planu przechowywania informacji, ale zaledwie 46% rzeczywiście ma przygotowany tego rodzaju plan. Wyniki badań pokazują również, że zbyt wiele przedsiębiorstw zamiast wdrożyć zasady, które umożliwią usuwanie nieistotnych danych lub rekordów, przechowuje informacje bezterminowo. Prowadzi to do lawinowego wzrostu wykorzystania pamięci masowej, nadmiernego wydłużenia czasu tworzenia kopii zapasowych, zwiększonego ryzyka procesowego oraz kosztownego i niewydajnego wyszukiwania informacji.

„Przechowywanie danych w nieskończoność prowadzi zwyczajnie do marnotrawstwa. Firmy zauważają wartość porządnego planu zarządzania informacją, ale zbyt wiele z nich trzyma się przestarzałej praktyki przechowywania wszystkiego na zawsze”, mówi Piotr Chrobot, Dyrektor Zarządzający w firmie Symantec Polska. „Ilość danych rośnie wykładniczo, więc próba przechowywania wszystkiego pożera ogromne ilości pamięci masowej i wymaga zbyt wielu zasobów IT. W rezultacie firmy tracą znacznie więcej czasu i pieniędzy z powodu negatywnych konsekwencji nieodpowiedniego zarządzania informacją i praktyk wyszukiwania informacji niż gdyby pracowały nad ich zmianą”, dodaje.


Najważniejsze wyniki badania:

• Przepaść pomiędzy celami i praktyką zarządzania informacją w przedsiębiorstwach. Większość przedsiębiorstw (87%) uważa, że odpowiednia strategia przechowywania dokumentów pozwoliłaby im na usuwanie niepotrzebnych informacji. Jednak mniej niż połowa (46%) rzeczywiście wdrożyła formalny plan przechowywania informacji.
• Firmy przechowują zdecydowanie za wiele informacji. 75% archiwów danych składa się z przechowywanych bezterminowo lub przez czas wymagany przez prawo kompletów kopii zapasowych danych. Ponadto respondenci przyznali, że 25% archiwizowanych danych nie jest potrzebnych i prawdopodobnie nie powinno być przechowywanych.
• Przedsiębiorstwa błędnie stosują praktyki tworzenia kopii zapasowych, odzyskiwania danych i archiwizacji. 75% przedsiębiorstw wykorzystuje oprogramowanie do tworzenia kopii zapasowych danych do realizacji prawnego obowiązku przechowywania dokumentacji, a 25% przechowuje bezterminowo całe zestawy kopii zapasowych. Zdaniem respondentów, 45% zgromadzonych danych objętych jest prawnym obowiązkiem. W dodatku firmy przyznały, że przeciętnie 40% informacji objętych obowiązkiem przechowywania nie jest szczególnie istotna dla postępowań prawnych. Jednoczesne użycie archiwizacji i kopii zapasowych zapewnia natychmiastowy dostęp do najważniejszych informacji, pozwalając przy tym zmniejszyć ilość przechowywanych danych.
• Prawie połowa ankietowanych firm nieprawidłowo wykorzystuje oprogramowanie do tworzenia kopii zapasowych i przywracania danych w celach archiwizacji. Choć 51% badanych firm zabrania pracownikom tworzenia własnych archiwów na komputerach lokalnych i udostępnianych dyskach, 65% respondentów przyznało, że pracownicy i tak rutynowo to robią.
• Występują rozbieżności w podawanych przez działy IT i działy prawne najważniejszych powodach braku planu przechowywania informacji. 41% administratorów IT nie widzi potrzeby wdrożenia takiego planu, zdaniem 30% nikt nie jest obarczony tym obowiązkiem, a 29% jako powód podało koszt. Dział prawny jako główne powody podawał koszt
  (58 %), brak wiedzy potrzebnej do opracowania planu (48%) i brak osoby odpowiedzialnej za jego przygotowanie (40%).