Organizowanie i prowadzenie zebrań

Przeczytaj także: Budowanie relacji menedżer - pracownik

Na jednym z zebrań uporządkowała swoją wypowiedź, przedstawiła ją w postaci schematu z tego rozdziału i okazało się, że różnica jest ogromna. Niektóre problemy, choć wspominała o nich wielokrotnie, po raz pierwszy zostały zrozumiane przez obecnych na zebraniu mężczyzn. Jej wypowiedź była krótsza, brzmiała bardziej zdecydowanie i zawierała więcej konkretów. Stała się budzącym autorytet partnerem w dyskusjach, dostrzeżono jej kompetencje, brano pod uwagę zgłaszane opinie.

Jeśli uświadomisz innym, dlaczego zabierają głos i jakich informacji od nich oczekujesz, dasz im motywację do podzielenia się swoim zdaniem. Wyrównasz szanse małomównych osób na równorzędne traktowanie ich wypowiedzi, która dzięki narzuconej formie jest zrozumiała i łatwa w odbiorze dla innych.

Ostatnia ważna rzecz, o której powinieneś powiedzieć uczestnikom, to sposób podejmowania decyzji na zebraniu. Ważne, by uczestnicy jeszcze przed spotkaniem wiedzieli, w jaki sposób podejmowane będą ustalenia w kolejnych kwestiach:

• Czy decyduje większość z nich?
• Czy decyzja ma być zaakceptowanym przez wszystkich kompromisem?
• Czy ich głos jest doradczy, czy decyduje ekspert lub przełożony?

To wszystko – pędź na spotkanie. Trwa tylko 20 minut!

Dobre zebranie wymaga od ciebie podjęcie trzech kroków. Po pierwsze, wyczerpującego powiadomienia wszystkich zainteresowanych wraz z prośbą o przygotowanie kolejnych zagadnień.

Po drugie, zadbania o formę przekazywania informacji na zebraniu, tak by osoba zabierająca głos podzieliła się z innymi wszystkim co jest na dany temat istotne i aby wykorzystała jak najefektywniej przysługujący jej czas.

Po trzecie, już na zebraniu zadbaj o stworzenie planu konkretnych działań, podejmowanych po jego zakończeniu, wraz z przypisaniem poszczególnym osobom odpowiedzialności i wiążących terminów.





Fragment pochodzi z ksiażki: „Przekonaj pracowników do dbania o jakość. Poradnik menedżerski dla pełnomocników, kierowników i szefów, którym zależy na jakości” Dorota Szymańska, Marcin Szymański. Autorzy publikacji proponują rozmowy i wywieranie wpływu przez skuteczną argumentację. Ważnym elementem kontaktów z załogą są zebrania. Tak organizowane, by po pierwsze – wszyscy zaproszeni przyszli, po drugie – byli przygotowani do rozmowy.