Polskie firmy a outsourcing back-office

Przeczytaj także: Przedsiębiorstwa handlowe a outsourcing

Procesy back-office są administracyjną sferą działalności każdej firmy. Wyniki badania wskazują, że najczęściej są to obszary związane z przetwarzaniem dokumentacji, takie jak: obsługa masowej korespondencji przychodzącej i wychodzącej (mailing room), skanowanie dokumentów, rejestracja danych w systemach informatycznych (data entry), optymalizacja procesów związanych z przetwarzaniem dużych ilości informacji, automatyzacja obiegu dokumentacji (workflow) oraz archiwizacja dokumentów papierowych.

Głównym obszarem, w którym stosuje się outsourcing back-office jest administracja, obsługa klienta oraz sprzedaż i marketing. Zebrane przez ArchiDoc dane pokazują, że branża handlowa w głównej mierze outsourcuje obszary związane z obsługą administracyjną, sektor produkcyjny natomiast chętnie wydziela na zewnątrz HR oraz obsługę księgową. Do najpopularniejszych usług z zakresu back-office należą przede wszystkim obsługa korespondencji wychodzącej i przychodzącej – 55% wskazań oraz elektroniczne archiwum dokumentów – 52% badanych. Co czwarta firma związana z produkcją zleca wymienione obszary. Natomiast dla sektora telekomunikacyjnego istotne są procesy związane ze skanowaniem, a także obsługa kancelarii – po 56% wskazań.
„Tegoroczne badanie rynku usług outsourcingowych potwierdza, że polscy przedsiębiorcy najczęściej decydują się na wydzielenie na zewnątrz procesów z zakresu back-office. Dla wielu firm wyoutsourcowanie obszarów nie związanych bezpośrednio z działalnością biznesową stało się jedną ze skuteczniejszych metod radzenia sobie ze spowolnieniem gospodarczym. Cieszy nas, że świadomość przedsiębiorców w zakresie outsourcingu back-office z roku na rok stabilnie wzrasta”, powiedział Konrad Rochalski, Prezes Zarządu ArchiDoc.

Od 2008 roku wzrosły planowane wydatki na outsourcing back-office. Przedsiębiorstwa zamierzają przeznaczyć więcej funduszy m.in. na elektroniczny obieg dokumentów – 28% wskazań oraz rejestrację danych w systemach informatycznych – wzrost o 10% od 2008 roku, obecnie 32% badanych. Znaczące zwiększenie wydatków na outsourcing back-office dotyczyć będzie przede wszystkim skanowania.

Z badań ArchiDoc wynika także, że prawie co trzecie przedsiębiorstwo decyduje się na outsourcing back-office z uwagi na możliwość skoncentrowania się podstawowej działalności firmy, zmniejszenia kosztów osobowych oraz kosztów związanych z obsługą dokumentacji. Decyzja o przekazaniu procesów back-office na zewnątrz jest także istotnym sposobem na usprawnienie procesu obiegu dokumentów.