Budżetowanie projektów - rodzaje i cechy

Przeczytaj także: Koncepcje zarządzania

Z punktu widzenia kryterium czasu budżety projektów mogą się dzielić na długo- lub krótkoterminowe. Budżety długoterminowe to budżety projektów obejmujące okres dłuższy niż rok. Sporządza się je z reguły w ramach budżetowania kapitałowego i wyłącznie dla projektów długoterminowych. Budżety krótkoterminowe natomiast mogą być sporządzane zarówno dla projektów długoterminowych, jak i dla projektów krótkoterminowych; a ponadto wyłącznie dla danego projektu bez powiązania z budżetami innych obszarów działalności.

Drugim z kryteriów podziału budżetów projektów jest okres jaki obejmują. Tradycyjnie budżet sporządzany dla całego projektu to budżet stały. Oznacza to, że przewidziany dla niego okres jest kalendarzowo stały, równy cyklowi realizacji projektu (z możliwością podziału na podokresy), a po zatwierdzeniu obowiązujący aż do ukończenia projektu. W sytuacji, gdy okres budżetowy jest krótszy niż cykl projektu, konieczne jest sporządzenie dwóch lub więcej budżetów na kolejne okresy budżetowe. W przypadku stałych budżetów po zakończeniu realizacji budżetu jednego okresu sporządza się budżet na kolejny okres i tak dalej, aż do końca cyklu projektu.

Budżet kroczący projektu to budżet, który jest systematycznie weryfikowany i uzupełniany na kolejne okresy budżetowe w trakcie realizacji projektu. Na przykład budżet kroczący projektu o cyklu realizacji trzech lat może obejmować okres budżetowy jednego roku i po upływie każdego miesiąca być wydłużany na kolejny miesiąc, a przy okazji aktualizowany – zawsze zatem obejmuje obowiązujący budżet na okres roku. Zastosowanie budżetów kroczących związane jest ze zwiększeniem pracochłonności sporządzania budżetów projektów, ale umożliwia wiarygodniejsze określenia danych budżetowych. Rozwiązanie to można stosować w przypadku projektów długoterminowych o dużym stopniu niepewności lub w sytuacji, gdy budżet całego przedsiębiorstwa jest budżetem kroczącym.

Budżety tworzone dla projektów mogą obejmować cały projekt lub jego części. Budżety całościowe to budżety obejmujące cały cykl i zakres realizacji projektu, które umożliwiają ocenę ich efektywności i wykonalności. Budżety cząstkowe natomiast to budżety obejmujące jedynie część projektu. Wyodrębnienie budżetu cząstkowego może być dokonane z punktu widzenia terminu wykonania lub zakresu rzeczowego. W pierwszym przypadku na budżet całego projektu składają się budżety cząstkowe, obejmujące kolejne podokresy cyklu projektu, w drugim – budżety dotyczące kolejnych etapów jego realizacji (zadań lub działań).

Stosowanie budżetów cząstkowych powoduje powstanie wieloszczeblowej struktury budżetu projektu i przyczynia się do poprawy kontroli jego przebiegu. Przykładem jest tzw. budżet kamienia milowego. Przydaje się on w sytuacji, gdy budżet projektu sporządzany jest z podziałem na poszczególne etapy jego realizacji (tzw. kamienie milowe). Budżet kamienia milowego jest więc budżetem cząstkowym projektu, dotyczącym właśnie jednego z takich ważnych etapów.

Dane zawarte w budżecie projektu mogą obejmować różny zakres jego skutków finansowych. Budżet netto projektu to budżet, w którym ujmuje się jedynie pozycje i dane (przychody, koszty, nakłady lub przepływy pieniężne) bezpośrednio związane z projektem. Budżet brutto natomiast to budżet, który obok bezpośrednich skutków projektu obejmuje również pozycje prezentujące pośrednie oddziaływanie projektów np. koszty świadczeń wewnętrznych, zrealizowanych przez inne ośrodki odpowiedzialności na rzecz projektu.

Sporządzanie budżetu brutto dla projektu z uwagi na szerszy zakres informacyjny jest bardziej pracochłonne – wymaga pozyskania i alokacji danych pochodzących z budżetów innych segmentów przedsiębiorstwa, powiązanych z projektem. Bywa przydatne, gdy ocena skutków pośrednich jest istotna dla oceny efektywności projektu np. w budżetach projektów o dużej wadze strategicznej lub tworzących duży majątek/kapitał intelektualny.

Pozycje budżetu ustalane są na podstawie różnych danych. W odniesieniu do projektów, z uwagi na ich wyjątkowość (niepowtarzalność), dane historyczne mogą służyć jedynie do określenia budżetu na zasadzie analogii. Z tego powodu dla projektów znacznie częściej niż dla pozostałej działalności stosuje się budżety tworzone od podstaw. Budżety takie opracowuje się na podstawie harmonogramu projektu i z uwzględnieniem spodziewanego zapotrzebowania na poszczególne zasoby.

Budżet projektu sporządza z reguły osoba zarządzająca projektem – menedżer projektu. To tzw. budżet tworzony oddolnie, negocjowany następnie z przełożonymi i po korektach zatwierdzany do realizacji. Budżet może być również sporządzany pod nadzorem przełożonych przez inne działy (np. controllingu) i narzucany do wykonania osobie prowadzącej projekt; to budżet tworzony odgórnie. Podkreślić należy, że niezależnie od sposobu uzgadniania danych, ostatecznie zatwierdzony budżet projektu powinien być zaakceptowany zarówno przez realizującego budżet, jak i przez przełożonych – to warunek efektywnego wykonania budżetu.