Jak przeprowadzić szkolenie pracowników?

Przeczytaj także: Szkolenie pracowników korzystne w kryzysie

Z takimi doświadczeniami wszyscy w firmie szybko dochodzą do przekonania, że już trudno, skoro pewne zadania wymagają instruktażu, to się go zorganizuje, ale ważne jest wyłącznie przekazanie najważniejszych informacji w jak najkrótszym czasie. W efekcie takiego podejścia zajęcia są nużące, nie dają pożądanych rezultatów, uczestnicy nastawieni są przez cały czas ich trwania na „przeczekanie” i powrót do swoich zajęć. Nikt nie chce wymienić się doświadczeniami, naprawdę czegoś nauczyć. Czy tak prowadzone szkolenia naprawdę coś dają?

Prawdopodobnie masz niezbędną wiedzę potrzebną do roli dobrego trenera z jakości. Wystarczy, że nauczysz się, jak profesjonalnie przekazać ją innym. Nigdy nie nadawaj swoim szkoleniom wewnętrznym „taryfy ulgowej”. Zależy ci przecież na efekcie, prawda? Podejdź więc rzetelnie do swojej roli. Zadbaj o sposób przekazu, metody szkoleniowe. W ocenie postępów, jakie będziesz osiągać, prowadząc kolejne zajęcia, pomoże ci stworzenie procedury oceny efektywności szkoleń. Poniżej wyjaśnimy, jak ją zaprojektować zgodnie z potrzebami twojej firmy i wymaganiami auditorów jednostek certyfikujących. Dzięki temu otrzymasz informację zwrotną o skuteczności swojej pracy, wyniki pomogą ci też doskonalić swój trenerski warsztat.

Szkolenie zawsze tak samo dobre – standardy szkoleniowe

W zaprojektowaniu szkolenia największym wyzwaniem jest uzyskanie powtarzalności przekazywanych treści i osiąganych efektów. Można zorganizować w firmie bardzo dobre szkolenie wewnętrzne, a potem zmieni się osoba je prowadząca i uczestnicy, poświęcając ten sam czas, dowiedzą się o wiele mniej. Tymczasem szkolenie powinno za każdym razem przekazywać uczestnikom te same, kluczowe wiadomości bez względu na to, kto i kiedy je prowadzi. Jeśli szkolenie będzie improwizowane, to bardziej doświadczony trener kompleksowo przekaże przydatne informacje, ale już jego mniej doświadczony kolega wiele z nich pominie lub wyjaśni w niezrozumiały sposób. Niebezpieczeństwo takich sytuacji można znacznie zmniejszyć poprzez planowanie treści szkoleniowych i tworzenie jednego planu, który obowiązuje każdego trenera.

Planowanie szkolenia

Wyobraź sobie, że w firmie produkującej meble realizujesz szkolenie ze standardu obsługi reklamacji klientów. W szkoleniu ma wziąć udział 25 pracowników, a więc będą je przechodzili w kilku mniejszych grupach. Każdą grupę poprowadzi kto inny, w sumie trzech wybranych pracowników – trenerów, w tym ty. Aby mieć pewność, że każdy z was tak samo dobrze przekaże swojej grupie wymaganą wiedzę nie wystarczy ustalić, ile macie czasu, osób do przeszkolenia i na jaki temat macie mówić. Trzeba zaprojektować, co dokładnie każdy z was powie.

W tym celu należy zaplanować:

• Co trzeba powiedzieć, czyli trzeba stworzyć listę najważniejszych zagadnień szkoleniowych.
• Ile czasu powinien poświęcić prowadzący na każde z zagadnień? Aby to określić zastanów się, jak szczegółowo trzeba przedstawić poszczególne zagadnienia.
• Jakich materiałów będzie wymagało rzetelne przedstawienie zagadnienia, aby uczestnicy je zrozumieli? Być może będą to przykładowe uszkodzone elementy mebli do obejrzenia, zdjęcia uszkodzeń mebli, karty gwarancyjne.

Wszystkie osoby, którym powierzy się wtedy prowadzenie szkolenia, dostają „rozkład jazdy”, który ułatwia im przygotowanie, samokontrolę czasu i przekazywanych informacji podczas szkolenia.

Każde szkolenie możesz poprowadzić ciekawie. Nie wszystkimi zagadnieniami „porwiesz” uczestników, trudno np. wzbudzić ich entuzjazm, przedstawiając paragrafy obowiązujących ustaw. Możesz jednak zawalczyć o to, aby to co mówisz zostało zapamiętane. A dorośli to wymagające audytorium. Uczą się najlepiej poprzez zabawę, skojarzenia, odniesienia do rzeczywistości. Ta sama treść szkolenia może być przekazywana na kilka sposobów, a wybór odpowiedniego wpływa na lepsze lub gorsze zrozumienie i zapamiętanie. Jeśli będziesz tylko mówił, po kilkunastu lub kilkudziesięciu minutach słuchacze okażą ci zniecierpliwienie i znużenie. Jeśli zaktywizujesz ich poprzez ćwiczenia, dyskusję, masz większe szanse na skupienie ich uwagi. Kluczem do wzbudzania zainteresowania są metody szkoleniowe. Analizując każdy omawiany temat, zastanów się, w jaki najaktywniejszy sposób możesz go przedstawić ze względów czasowych i organizacyjnych.