Menedżer a efektywny system kontroli

Przeczytaj także: Audyt pracowniczy - nie taki straszny

W procesach kontroli można także zaobserwować brak akceptacji dla błędów. Zwłaszcza w odniesieniu do zadań niestandardowych czy nowych, które ze swej natury obciążone są pewnym ryzykiem. Zrozumiałe jest to, że akceptacja błędów nie może być bezkrytyczna, a raczej zawierać się w racjonalnych granicach.

Innymi przejawami nieprawidłowości w procesach kontroli jest zbyt częsta lub zbyt rzadka kontrola. Częstotliwość kontroli powinna być dopasowana do sytuacji, która podlega kontroli. W odniesieniu do niektórych zdarzeń powinna być bardzo częsta, w innych powinna być rzadziej przeprowadzana. Można by sądzić, że np. im wyższe kwalifikacje pracowników poddawanych kontroli, tym kontrola powinna być rzadziej przeprowadzana. Jednak nie zawsze sprawdza się ta zasada. Wyższe kwalifikacje to nie tylko lepiej wykonane zadanie, lecz także większe zagrożenie nadużyciami czy oszustwem.

Problemem systemów kontroli o charakterze najbardziej ogólnym jest brak dostosowania systemu kontroli do zmian. Każda organizacja, w tym organizacja biznesowa, jest dynamiczna. Zmieniają się realizowane cele, zmieniają się sposoby działania, zmienia się filozofia zarządzania i relacje z otoczeniem. Te czynniki i wiele innych sprawiają, że i system kontroli powinien ulegać niezbędnym modyfikacjom, tak aby był skuteczny także w nowych, odmiennych od dotychczasowych warunkach działania.

W procesie kontroli częstym źródłem problemów i nieprawidłowości jest brak fachowości kontrolerów. Wykonując czynności kontrolne, kontrolerzy popełniają różnego rodzaju błędy, np. podobnie oceniają komórki podobne do siebie (tzw. błąd analogii), zamiast rzeczywistej obserwacji i oceny uwzględniają przede wszystkim własne wyobrażenia o ocenianym obiekcie (projekcja), zawyżoną ocenę jednych komórek kompensują zaniżaniem oceny komórek pozostałych (kontrast), tych, którzy mają ustaloną reputację, oceniają wyżej niż tych, którzy są mniej znani (tzw. efekt Mateusza, efekt halo, efekt celebrity).

Osoby kontrolowane także są źródłem problemów i nieprawidłowości w procesie kontroli przede wszystkich dlatego, że odczuwają niechęć i odrzucają system kontroli. Dzieje się tak, ponieważ występuje np. negatywne nastawienie do osób, procedur i sytuacji, lub też zadania będące przedmiotem kontroli są sprzeczne. Brak wiedzy na temat przedmiotu, celu i kryteriów kontroli może być także przyczyną odrzucania systemu kontroli przez kontrolowanych.

Z powyższą wiedzą menedżer jest w stanie zaprojektować skuteczny, tani i trafny system kontroli, który ułatwi mu pracę oraz przyniesie wiele satysfakcji.



Więcej informacji o nowoczesnym zarządzaniu, które uwzględnia zarządzanie wiedzą, budowanie relacji i zaspakajanie potrzeb klienta, znajdziesz w książce „Zarządzanie. Kanony i trendy” Mieczysława Morawskiego, Jerzego Niemczyka, Kazimierza Perechudy, Ewy Stańczyk-Hugiet (Wydawnictwo C.H. Beck, 2010).