Komunikacja w biznesie: procedura rozwiązywania problemów

Przeczytaj także: Odpowiedzialność Biznesu - sztuka dialogu

etap 3 – ustal listę kryteriów

Ustalanie kryteriów to etap najistotniejszy ze wszystkich. Kryteria to lista wymagań, które musi spełnić potencjalne rozwiązanie aby mogło być zaakceptowane przez grupę. Jest to – co do zasady – taka sama lista, którą pracodawca stawia potencjalnym pracownikom w ogłoszeniu rekrutacyjnym.

Przykładowa lista kryteriów wyboru dyrektora zarządzającego może wyglądać następująco:

• powinien spełniać wszystkie wymagania statutowe,
• powinien mieć co najmniej dziesięć lat doświadczenia w pracy na stanowisku związanym z budowaniem strategii,
• powinien być dobrym mówcą i jak najlepiej prezentować się przed kamerami,
• powinien być poważany przez najważniejsze firmy w Stanach Zjednoczonych i za granicą.

Kryteria powinny być oczywiście mierzalne, aby można było ocenić czy dane rozwiązanie spełnia dane kryterium. Stąd dwa pierwsze powyższe kryteria są w miarę poprawne (drugie kryterium powinno zawierać uszczegółowienie co to znaczy „doświadczenie związane z budowaniem strategii” oraz jakie stanowiska bierzemy pod uwagę.

Istnieje grupa kryteriów zwana kryteriami operacyjnymi, które są narzucone poprzez warunki funkcjonowania firmy lub działu.

Kryteria te mogą wyglądać następująco:

• wybór pracownika roku musi być dokonany w ciągu dwóch tygodni od zakończenia roku kalendarzowego,
• wybór powinien uzyskać jednogłośne poparcie członków zespołu,
• wybór powinien uzyskać poparcie dyrektorowi działu,
• koszty działań związanych z wyborem (powielanie dokumentów itd.) nie mogą przekroczyć 50 dolarów.

Oczywiście nie wszystkie kryteria są tak samo ważne. Istnieją kryteria konieczne – czyli kwestie niezbędne, których niespełnienie automatycznie odrzuca dane rozwiązanie, oraz kryteria pożądane – to kwestie preferowane, które ustawione w hierarchii wartościują rozwiązania które pomyślnie przeszły przez sito kryteriów koniecznych.

Czy kryteria powinny być ustalane przed czy po utworzeniu listy proponowanych rozwiązań ? W tej kwestii, odpowiedzi płynące z badań są sprzeczne. Z jednej strony, kiedy już dane rozwiązanie znajdzie się na liście, członkom zespołu trudno zachować obiektywizm. Z drugiej jednak strony, ustalanie kryteriów przed utworzeniem listy rozwiązań może utrudniać wymyślanie prawdziwie nowatorskich propozycji. Dlatego przyjmuje się, że dla prac rutynowych i dobrze znanych należy najpierw opracować kryteria a potem szukać rozwiązań, natomiast dla prac innowacyjnych najpierw należy szukać rozwiązań, a potem wybierać kryteria ich oceny.

etap 4 – stwórz listę możliwych rozwiązań

Na tym etapie należy zebrać listę możliwych rozwiązań, wspomagając się technikami kreatywnego myślenia. Burza mózgów to praktycznie oczywisty wybór. Warto jednak wspomóc się także mniej znanymi a równie skutecznymi technikami jak lista Osborna, bisocjacja czy technika słów losowych.