E-administracja w Polsce: perspektywy rozwoju

Przeczytaj także: E-administracja w Unii Europejskiej 2010

Podczas debaty zwrócono również uwagę, że należy dobrze wykorzystywać centralne repozytorium wzorów dokumentów elektronicznych w ePUAPie. Pilnie trzeba opracować i wdrożyć przepisy o autoryzowanej konwersji dokumentów papierowych na dokumenty elektroniczne w zgodzie z KPA. Konieczne jest powszechne wprowadzenie w urzędach elektronicznego systemu zarządzania dokumentami (EZD), połączonego z przepływem informacji i nadzorem przebiegu pracy – a więc takich rozwiązań, jakie stosowane są w sferze biznesowej, w korporacjach. Działania i rozwiązania muszą być komplementarne z tym, co zostało zrobione wcześniej.

Przepisy wykonawcze blokują użycie rozwiązań informatycznych, konieczne jest więc „odpapierowanie” procedur. Przede wszystkim trzeba zrezygnować z obowiązku składania załączników papierowych. Pilną potrzebą jest uregulowanie działania sprawozdawczości w formie elektronicznej, sformułowanie i opublikowanie wytycznych do kontroli zarządczej (analogicznie do takich, jakie wprowadził minister finansów). Trzeba się uwolnić się od sprawozdawczości prowadzonej w postaci papierowej.

Konieczne są zmiany w prawie upraszczające procedury, w tym usprawniające realizację projektów informatycznych. Trzeba też śmielej wykorzystywać już istniejące przepisy i odpowiednio porządkować i upraszczać prawo. Należy w tym celu zbudować platformę wspierającą działania legislacyjne rządu. Zmiany prawa powinny nie tylko umożliwiać, ale wręcz motywować do wdrażania nowych rozwiązań. Dobrym przykładem jest nowa instrukcja kancelaryjna. Za każdym razem przy tworzeniu nowego prawa – przy projektach legislacyjnych rządowych lub poselskich – trzeba zastanowić się, czy nakazane prawem procedury da się zinformatyzować. Konieczna jest też standaryzacja usług i procedur.

Kwestią kluczową w działaniu administracji jest potrzeba skutecznej komunikacji – przekazywania i otrzymywania informacji, przekazywania pytań i otrzymywania odpowiedzi przy użyciu wszystkim form kontaktu i technologii informacyjnych. EPUAP ma stać się platformą komunikacji i wymiany dokumentów elektronicznych między urzędami. Trzeba też doskonalić usługę koordynacyjną na platformie ePUAP i wprowadzić obowiązek podawania adresu skrzynki podawczej na ePUAP.

Potrzebna jest współpraca między administracją a biznesem w tworzeniu nowoczesnych usług. Konieczne jest zwiększenie nakładów na rozwój e-administracji, rozwój dostępu do sieci. Trzeba w tym celu skuteczniej wydatkować środki unijne.

Rozwój umiejętności, szkolenia, rozwijanie potrzeb korzystania z e-administracji

Likwidując wykluczenie cyfrowe, należy budować świadomość użytkowników oraz pracowników administracji, a także umiejętności cyfrowe pracowników urzędów – poprzez szkolenia dla urzędników oraz pokazywanie obywatelom korzyści z usług i rozwiązań e-administracji. Należy też działać w takim kierunku, by pracownicy administracji byli przekonani o przydatności narzędzi elektronicznej administracji. Trzeba upowszechnić przeświadczenie, że elektroniczna administracja jest oszczędnym sposobem uzyskiwania usług wyższej jakości, wypracować optykę patrzenia na elektroniczną administrację jak na narzędzie codziennej pracy. Najważniejsza jest
informacja, dokument to tylko postać jej utrwalenia. Należy zbudować kulturę organizacyjną pracy wewnątrz urzędów bez papieru.

Jak podkreślili uczestnicy spotkania, cenna jest wymiana doświadczeń (dobrych praktyk) między urzędami. Dlatego należy uczestniczyć w przedsięwzięciach w dziedzinie e-administracji na arenie europejskiej, a także wzorować się na dobrych przykładach unijnych. Wyzwaniem będą transgraniczne usługi administracji. Dlatego warto korzystać z zagranicznych przykładów i uczestniczyć w takich projektach europejskich, jak STORK (projekt interoperacyjności identyfikacji w celu korzystania z usług administracji), PEPPOL (projekt europejskiej platformy zamówień publicznych), SPOCS (projekt dotyczący interoperacyjnych procedur administracyjnych dla przedsiębiorców), epSOS (projekt dotyczący platformy dla europejskich usług e-zdrowia).