Wirtualne zarządzanie zyskuje zwolenników

Przeczytaj także: Środowisko pracy: podstawą elastyczność

Komunikacja pomiędzy członkami zespołów wirtualnych odbywa się najczęściej za pośrednictwem telekonferencji, e-maili, wideokonferencji i komunikatorów. Przydatnym narzędziem jest również intranet, czyli globalna, wewnętrzna sieć wymiany informacji i dzielenia się wiedzą między pracownikami, obejmująca swoim zasięgiem wszystkie oddziały danej organizacji.

Ciekawym narzędziem wykorzystywanym w Infosys jest również tzw. live meeting, który umożliwia wirtualne spotkania i wymianę wiedzy między partnerami, znajdującymi się w różnych częściach świata. Tego typu rozwiązania umożliwiają również pracę na tych samych plikach w tym samym czasie rzeczywistym w ramach danego zespołu wirtualnego. Z podobnego rozwiązania korzystają pracownicy Globalnego Centrum Biznesowego Hewlett-Packard we Wrocławiu. Tak zwane „HALO rooms” to wirtualne pokoje, w których odbywają się m.in. prezentacje „na odległość” z możliwością współdzielenia przez członków zespołu aplikacji, ankiet, prezentacji itp., a także symultanicznej aktualizacji prezentowanych materiałów w wersji elektronicznej (np. wskazywanie i zaznaczanie wybranych elementów na ekranie komputera). Dzięki zaawansowanym technologiom w zakresie nagłośnienia i kamer istnieje możliwość połączeń wideokonferencyjnych przy użyciu pokojów wirtualnych. Sale są tak urządzone, że uczestnicy mają wrażenie, że siedzą w jednym wspólnym pomieszczeniu. Na co dzień pracownicy HP korzystają także z dzielonych kalendarzy w programie MS Outlook, gdzie m.in. mają zintegrowany podgląd państwowych świąt w różnych krajach i strefach czasowych, komunikatorów, działających na zasadzie instant messsaging, który umożliwia dzielenie konwersacji z wieloma użytkownikami na raz czy platformy SharePoint, służącej do zarządzania wspólnymi dokumentami, kalendarzami i listami zadań.

Narzędzia te zwiększają responsywność organizacji na zmiany w otoczeniu - przyspieszają przepływ informacji i podejmowania kluczowych dla danego projektu decyzji. Zarządzanie wirtualnymi zespołami międzynarodowymi to oprócz redukcji kosztów i czasu, przede wszystkim wzrost konkurencyjności firmy na szczeblu lokalnym i międzynarodowym.

- Budowanie wirtualnych zespołów umożliwia zaangażowanie najlepszych specjalistów z danej dziedziny bez względu na oddział firmy, w którym aktualnie pracują – tłumaczy Żaneta Leduchowska. – Do pracy przy danym projekcie angażujemy najlepszych pracowników z Europy, Azji czy Ameryki Południowej, dzięki czemu osiągamy lepsze wyniki i wypracowujemy jeszcze bardziej innowacyjne usługi – dodaje.

Dzięki tymczasowej formie członkostwa w zespole, pracownicy mogą być przenoszeni z jednego projektu do drugiego, rozwijając się tym samym zawodowo i podnosząc swoje kompetencje w wielu różnych obszarach. Zespoły złożone z pracowników, reprezentujących różne kultury wpływają również na ich większą kreatywność, a tym samym lepsze efekty pracy. Specjaliści ds. HR zwracają uwagę, że zadaniowy charakter pracy pomaga w rozwijaniu samodzielności pracowników, zwłaszcza tych z mniejszym doświadczeniem, a także korzystnie wpływa na zarządzanie czasem ich pracy. Dodatkowo, ograniczenie podróży służbowych pozwala zachować równowagę pomiędzy życiem zawodowym i prywatnym (work-life balance).

Wyzwania dla „wirtualnego” managera

Efektywne zarządzanie wirtualnymi zespołami zależy w dużej mierze od kompetencji managera zespołu. Szczególnie ważna jest umiejętność dostosowania się do różnic kulturowych i odpowiedniego zarządzania nimi. Inaczej rozmawia się z pracownikami w regionie Europie Środkowo – Wschodniej, a inaczej w Ameryce Południowej. Ci ostatni konsultacje rozpoczynają od długiego wstępu, kurtuazyjnych pytań i szeregu anegdot, a próbę przejścia od razu do tematu telekonferencji mogą uznać za niegrzeczną.

- Różnice te dotyczą między innymi odmiennych stylów pracy, podejścia do napotykanych wyzwań, czy przyswajania informacji – tłumaczy Żaneta Leduchowska. – Manager zarządzający wielokulturowym zespołem wirtualnym musi niejednokrotnie wyjść poza własną perspektywę. To w znaczący sposób usprawnia funkcjonowanie tego typu zespołów i zapobiega powstawaniu konfliktów – dodaje.