Techniki prezentacji - pytania i odpowiedzi

Przeczytaj także: Techniki prezentacji: kontakt ze słuchaczami

Jeśli nie znasz odpowiedzi

Czasami, a być może często, zostaniesz postawiony wobec pytań, na które po prostu nie potrafisz dać odpowiedzi. Jeśli jesteś pewny siebie i czujesz, że wiesz, o czym mówisz, możesz odpowiedzieć: „Niestety nie znam odpowiedzi na to pytanie.” Nic się nie stanie, jeśli odpowiesz: „Nie wiem”. Słuchacze nie wymagają od ciebie, abyś wiedział wszystko.

Wielu mówcom jednak z trudem przychodzi pokazanie, że czegoś nie wiedzą. Jeśli znajdziesz się w sytuacji, gdy nie potrafisz odpowiedzieć na pytanie, możesz ewentualnie powiedzieć:

• „Te informacje nie są na razie dostępne” lub
• „To bardzo ciekawe pytanie. Zbieramy właśnie informacje na ten temat. Na pewno udzielę Pani odpowiedzi, jak tylko uzyskamy wyniki.”

Inną alternatywą jest udzielenie wymijającej odpowiedzi za pomocą informacji, która przynajmniej częściowo jest odpowiedzią na pytanie. Prowadząc prezentację, to ty jesteś liderem i to ty masz prawo podejmowania decyzji. Jeśli zadecydujesz, by nie odpowiadać na pytanie, będzie to zupełnie w porządku. Możesz powiedzieć: „To ciekawe pytanie...”, a potem udzielić informacji, która nie odpowiada wprost na pytanie. Nie powinieneś robić tego zbyt często, jeśli jednak od czasu do czasu trafisz na pytanie, na które nie masz odpowiedzi, możesz zastosować tę taktykę. Niektórzy politycy są ekspertami w nieodpowiadaniu wprost na pytania, a prześlizgiwaniu się do innej odpowiedzi, która jest dla nich bardziej wygodna.

Inną taktyką, którą warto zastosować, gdy nie znasz odpowiedzi, jest odbicie piłeczki i komentarz: „To ważne pytanie. Jakie jest Pana zdanie w tej sprawie?”. Możesz także odbić pytanie dalej do publiczności, mówiąc: „Na to pytanie może być kilka odpowiedzi. Mają państwo jakieś propozycje?”

Jednak jak już wspomnieliśmy, powiedzenie wprost, że nie znasz odpowiedzi, zwiększa zaufanie do ciebie i dla odpowiedzi, których udzielasz.

Utrzymaj dowodzenie

Ważne, abyś utrzymał rolę lidera i nie pozwolił, aby kontrolę przejęła publiczność. Niekiedy zdarza się, że jakiś słuchacz zaczyna zadawać pytania, które bardziej przypominają wykład niż krótkie pytania. Nie wahaj się wówczas przerwać takiej osobie. Poproś ją, by przeszła do pytania lub sam je sformułuj. Inni słuchacze będą po twojej stronie. Ludzie z reguły nie lubią, kiedy ktoś z publiczności nagle przejmuje kontrolę nad całym „przedstawieniem”.

Nieraz dzieje się tak, że jeden ze słuchaczy okazuje się na tyle bojowy, że robi wszystko, co może, aby przysporzyć ci trudności. Zdarza się, że niektórzy słuchacze zadają wyzywające pytania i wygłaszają bezczelne sądy.
W takich sytuacjach nie możesz stracić panowania nad sobą. Pamiętaj, że to ty jesteś prowadzącym. Rola prowadzącego daje ci pewne przywileje, które możesz wykorzystywać w takich sytuacjach. Najważniejsze jest, aby nie wdawać się w ostrą wymianę zdań, którą możesz przegrać. Najlepiej po prostu powiedz: „Niestety, nie mogę teraz podjąć tej kwestii, ale proszę skontaktować się ze mną po prezentacji”. Innymi słowy, powinieneś oddalić ewentualną napaść za pomocą manewru wymijającego. Nigdy nie wdawaj się w ostrą dyskusję, jeśli czujesz, że ryzykujesz utratę kontroli nad prezentacją.

Jeśli jesteś przekonany, że pozostałych słuchaczy masz po swojej stronie (a tak się zazwyczaj dzieje), możesz ich zapytać, co myślą o kontynuowaniu tej ciężkiej dyskusji. Wówczas mogą oni pomoc ci uciszyć agresywną osobę.