Zarządzanie czasem pracy firmy i zespołu

Przeczytaj także: Jak zwiększyć swoją efektywność w pracy?

W bilansie do każdej osoby przyporządkowane są wykonane czynności, wraz z czasem ich wykonania oraz ostatecznym efektem. W praktyce przybierać to może postać tabeli w EXCEL-u. Krótki, kilkugodzinny warsztat wystarczy, aby się tego nauczyć.

Bilans czasu pracy sprzedawcy

Bilanse czasu pracy tworzyć można również dla pojedynczych stanowisk. Szczególnym przypadkiem jest bilans czasu pracy sprzedawcy. Praca ta opiera się na trwających różne okresy działaniach, które pomimo ich podjęcia nie zawsze przynoszą efekty. Aby dobrze zaplanować i zorganizować działania sprzedawców, trzeba określić jasno ramy czasowe.

W tym celu należy odpowiedzieć sobie jak długo trwają (w uśrednieniu) najważniejsze działania:

• spotkanie z klientem
• dojazd do klienta
• wykonanie pierwszego telefonu
• wykonanie telefonu follow-up
• zebranie informacji o potencjalnym kliencie
• bieżące utrzymywanie relacji z obecnym klientem

Następnie odpowiedzi te należy zweryfikować w praktyce. Po zebraniu wiedzy, można określić wzorcowy dzień pracy sprzedawcy, porządkując działania do wykonania w czasie oraz określając ich ilość.

Chodzi też o to, by plany były realistyczne w kategoriach czasowych. Jeżeli suma czasów działań daje nam prawie dwukrotnie dłuższy czas niż realnie będący do dyspozycji sprzedawcy w ramach pracy, to albo mamy źle zorganizowaną pracę, albo oszukujemy sprzedawcę, że będzie w stanie zrealizować podane plany sprzedażowe.

Najczęstsze błędy szefów w zarządzaniu czasem podwładnych

Szefom zdarza się źle zarządzać czasem swoich podwładnych. Oto najczęstsze z popełnianych przez nich błędów:

• Powolna komunikacja (np. późne odpowiadanie na maile), blokująca działania pracowników
• Delegowanie zbyt dużej lub zbyt małej ilości obowiązków; powoduje wyczerpanie i złe wykonywanie zadań lub nudę i nieefektywne wykorzystanie czasu
• Niepunktualność oraz brak terminowości w wykonywaniu zadań
• “Przynudzanie” na zebraniach
• Nie pozostawianie pracownikom rezerw czasowych w razie wystąpienia nowych zadań
• Wymaganie wykonania wszystkiego “na teraz” - w czego efekcie nic nie będzie zrobione jak należy, od początku do końca

Oczywiście podstawowym błędem jest BRAK jakiegokolwiek zarządzania czasem podwładnych. Dlatego zastosowanie kilku podanych przez nas rad dla wielu zarządzających będzie dużym krokiem naprzód w sferze zarządzania czasem i pomoże zaoszczędzić pieniądze.