Budżet środków pieniężnych

Przeczytaj także: Budżet przychodów i kosztów

Rozpocznij od budżetu przychodów i kosztów

Przed sporządzeniem budżetu środków pieniężnych najpierw musisz zrobić budżet przychodów i kosztów na cały budżetowany okres, czyli zwykle na rok. Następnie na tej podstawie robisz budżet środków pieniężnych – w pierwszym etapie na cały rok, a następnie w rozbiciu na miesiące.

Przychód w jednym miesiącu, wpływ w miesiącu następnym

Aby przełożyć liczby wynikające z budżetu przychodów i kosztów na odpowiadające im wartości w budżecie środków pieniężnych, sprawdź, jaka część sprzedaży zabudżetowana na poszczególnych kontach budżetu przychodów w danym miesiącu przełoży się na rzeczywisty wpływ. Czasem trzeba będzie podzielić kwotę zapisaną na koncie wynikowym, tak aby tylko jej część znalazła się w budżecie środków pieniężnych w danym miesiącu, ponieważ reszta kwoty być może wpłynie dopiero w następnym miesiącu. To samo dotyczy kosztów i wypłat.

Należności od odbiorców

W większości przedsiębiorstw nie można zakładać, że cała zafakturowana sprzedaż przełoży się na rzeczywiste wpływy – klienci z reguły płacą z odroczonym terminem płatności. Poza tym musisz liczyć się z utratą części należności od klientów i zmniejszyć nieco przychody zabudżetowane w budżecie przychodów i kosztów.

Wystawianie faktur odbiorcom odbywa się często z niejakim opóźnieniem w stosunku do daty dokonania dostawy. Zdarza się, że część sprzedaży z końca jednego miesiąca fakturowana jest na początku następnego miesiąca. Trzeba także uwzględnić fakt, że część klientów nie płaci w terminie. W tym kontekście dobrze byłoby sprawdzić rzeczywisty średni okres kredytowania klientów.

Średni okres kredytowania odbiorców, zwany też wskaźnikiem ściągalności należności, oblicza się przez pomnożenie średniej wartości należności od odbiorców przez 365 i podzielenie wyniku przez wartość rocznych przychodów ze sprzedaży wraz z podatkiem VAT. Znajomość średniego okresu kredytowania odbiorców jest bardzo istotna przy sporządzaniu budżetu środków pieniężnych – wiesz wtedy, kiedy rzeczywiście otrzymasz zapłatę za dokonaną sprzedaż.

Na początku roku wartość należności od odbiorców wynosiła 92 000 zł, a na koniec roku 140 000 zł. Średnia wartość należności wynosi więc 116 000 zł.

Roczny obrót wyniósł 1 000 000 zł + podatek VAT 23% = 1 230 000 zł. Można zatem obliczyć średni okres kredytowania odbiorców: (116 000 × 365)/1 230 000 = 34 dni.

Skrócenie okresu kredytowania

W przypadku gdy w twojej firmie kredyt kupiecki udzielany klientom wynosi 30 dni, możesz szacować, że rzeczywisty średni okres kredytowania wynosi 35-40 dni, w zależności od tego, jak szybko i z jaką skutecznością przypominasz klientom o konieczności zapłaty należności z przeterminowanych faktur.
Jeśli udzielisz swoim odbiorcom 14-dniowego terminu płatności, możeszzałożyć, że zapłacą po 20-30 dniach. Nie jest to aż tak znacząca różnica w porównaniu z sytuacja opisaną powyżej. Klienci wiedzą przecież, że prawdopodobnie i tak nie naliczysz odsetek za zwłokę po upływie terminu płatności, mimo że być może zamieszczasz takie ostrzeżenie na fakturze.

Procedury fakturowania

Budżetując wpłaty od klientów, musisz uwzględnić sposób płatności. W przypadku sprzedaży za gotówkę praca nad budżetem środków pieniężnych będzie dużo łatwiejsza. Trudniej będzie przy sprzedaży
z kredytem kupieckim.

Faktura wystawiona 1. dnia miesiąca ze średnim okresem kredytowania wynoszącym 20 dni prawdopodobnie zostanie zapłacona jeszcze w tym samym miesiącu. Jeśli jednak ta sama faktura zostanie wystawiona 10. dnia miesiąca, musisz liczyć się z tym, że zapłata nastąpi najpewniej w następnym miesiącu. Podobnie należności od klientów przypadające na koniec roku obrachunkowego zostaną zapłacone dopiero na początku następnego roku.

Te informacje powinny uzmysłowić ci, że dzięki efektywizacji procedur fakturowania, przez którą rozumiemy skrócenie czasu pomiędzy dokonaniem dostawy a wystawieniem faktury, może poprawić płynność finansową firmy.

Środki pieniężne w poprzednim roku

Jeśli chcesz pójść na łatwiznę, możesz wziąć 1/12 rocznych przychodów (wraz z podatkiem VAT) i wpisać tę wartość jako wartość należności od odbiorców na koniec roku. Ten model nie uwzględnia jednak ewentualnych wahań sezonowych lub stopniowego, comiesięcznego wzrostu obrotów. Tracisz poza tym to, co jest celem budżetu środków pieniężnych.

Jeśli na przykład firma wchodzi na nowe rynki lub poszerza działalność o nowe produkty, liczby z poprzedniego roku są niewiele warte. I wtedy znowu będziesz musiał zgadywać.