Profesjonalne planowanie biznesowe

Przeczytaj także: Zarządzanie biznesem: strategiczne nie-planowanie

(1) Plany są efektami prognoz i programów.

Proces planowania obejmuje: prognozowanie, programowanie i tworzenie planu. Prognozowanie polega na naukowym przewidywaniu przyszłych zjawisk i procesów. Programowanie jest zespołem czynności zmierzających do ustalenia sformatowanego opisu celów działalności organizacji oraz określenia optymalnych środków ich realizacji. Tworzenie planu dotyczy przyszłej działalności tak jak programowanie, jednak różni się od niego stopniem konkretności:

• Programów jest kilka, plan jest jeden, wybrany z wielu możliwych.
• Program to propozycja do dyskusji, plan obowiązuje i jest egzekwowany.
• Program zawiera ogólniki, plan zawiera liczby.
• Program wskazuje kierunki i sposoby realizacji celów, plan to zbiór decyzji.

(2) Plan musi mieć konkretny cel.

Podstawową cechą planu jest jego celowość. Każdy plan jest bowiem formułowany dla zapewnienia sprawnej realizacji postawionego celu. Plany powinny zatem przewidywać jakie działania prowadzą do zamierzonego celu, jakie od niego oddalają, jakie mogą ze sobą kolidować, a jakie są po prostu nieistotne. Wymaga to postawienia wielu pytań i znalezienia wielu informacji. Stąd też plany nie powinny powstawać pod presją czasu czy budżetu na kontakty z ekspertami. Jeśli zależy ci na efekcie, okaż to, przykładając się do planu.

(3) Planu nie da się napisać, uważając że „ja już wszystko wiem”.

Proces planowania jest ciągiem stawianych pytań i udzielanych odpowiedzi. Za trzy podstawowe pytania, na które należy udzielić odpowiedzi w procesie planowania, uważa się następujące:

• Dokąd zmierzasz?
• W jakim środowisku i otoczeniu się znajdujesz?
• Jak się dostaniesz tam, dokąd zmierzasz?

W pytaniu pierwszym zawiera się dążenie do określenia misji organizacji oraz naczelnych celów jej działania. Pytanie drugie wiąże się z potrzebą zbadania wewnętrznych warunków organizacji, czyli uzyskania informacji o siłach i słabościach przedsiębiorstwa. Wymagane jest także określenie potencjalnych szans i zagrożeń stwarzanych przez czynniki oraz trendy wypływające z otoczenia firmy. Natomiast pytanie trzecie obejmuje opracowanie alternatywnych rozwiązań dla opracowywanego planu. Następnym zadaniem jest tworzenie planów „na wszelki wypadek”, przydatnych w razie zajścia niespodziewanych zdarzeń czy sytuacji kryzysowej.

(4) Plany mają różne poziomy drobiazgowości.

Zgodnie z kryterium „charakter planu”, najczęściej dzieli się plany na: strategiczne, taktyczne i operacyjne. Przez plan strategiczny należy rozumieć zbiór decyzji określających cele i ich zmiany wynikające z konieczności przystosowania się do zmian w otoczeniu, zasoby niezbędne do osiągnięcia założonych celów oraz sposoby ich pozyskania, rozmieszczenia i użytkowania. Zakreśla on ogólne ramy dla zasadniczych decyzji przedsiębiorstwa. Plan taktyczny jest natomiast zbiorem decyzji określających cele pośrednie względem celów sformułowanych przez plan strategiczny. Plan ten obejmuje także ustalenia co do reguł przydzielenia zasobów stosownie do zadań bieżących oraz ustalenia reguł efektywnego ich wykorzystywania przy realizacji zadań. Przez plan operacyjny należy natomiast rozumieć zbiór decyzji określających konkretne zadania i działania konieczne do poprawnego ich wykonania w przewidzianym ściśle czasie oraz warunki, które muszą być dotrzymane przy realizacji poszczególnych zadań i czynności (technologiczne, ekonomiczne, organizacyjne), a także warunki zewnętrzne (np. ochrony środowiska). Jest to konkretny zestaw czynności w danym dniu, tygodniu, miesiącu.

(5) Plan to nie tylko „co”, ale też „jak” i „skąd u licha wiem, że idę w dobrym kierunku”.

Ciągłe cele przekształca się w konkretne zadania przez wyznaczenie harmonogramów osiągania każdego celu, ustalenie konkretnych wskaźników realizacji, za pomocą których można zmierzyć każde zadanie, szeregowanie celów w kolejności znaczenia z punktu widzenia przyszłości.