Rozliczanie inwestycji finansowanych z dotacji unijnych

Przeczytaj także: Rozliczanie projektów unijnych: na co uważać?

Poniżej chciałbym przytoczyć parę najważniejszych spraw na które należy zwrócić w szczególności uwagę przy rozliczaniu projektów:

• Przestrzeganie zapisów umowy (terminy, numery rachunków bankowych, termin rozliczenia zaliczki itp.)
  
  W szczególności bardzo ważną sprawą jest przestrzeganie terminów umownych. Dobrze wiemy, że w projektach (w szczególności inwestycyjnych) jest dużo czynników niezależnych od nas, które mogą wpłynąć na opóźnienia realizacji projektu. Czynnikami takimi mogą być opóźnienie firmy która wykonuje roboty budowlane w naszym projekcie, opóźnienia spowodowane niedostarczeniem na czas zamówionego przez nas sprzętu itd. W takich przypadkach należy od razu informować instytucję wdrażającą, ponieważ zapisy umowy o dofinansowanie są często tak skonstruowane, że w przypadku nie poinformowania z wyprzedzeniem (co skutkuje przekroczeniem terminów zapisanych w umowie o dofinansowanie), narażamy się na złamanie warunków umowy, co w konsekwencji może prowadzić do rozwiązania umowy o dofinansowanie.
• Osiąganie wskaźników –monitoring
  
  Na etapie przygotowania dokumentacji aplikacyjnej należy w szczególności zwrócić uwagę na odpowiedni wybór wskaźników oraz określenie odpowiednich ilości do osiągnięcia. W projektach beneficjentów, którzy często kierują się do nas z prośbą o rozliczenie swoich projektów, po wstępnym audycie dokumentacji aplikacyjnej stwierdzamy, że określone wskaźniki we wniosku są przeszacowane lub niedokładnie określone lub wręcz tak jak w niektórych przypadkach, beneficjent jest sam zaskoczony, że dany wskaźnik został w ogóle wpisany! Jest to bardzo ważny punkt ponieważ instytucja wdrażająca będzie na tej podstawie rozliczała beneficjenta.
• Zmiany w projekcie - obowiązek informowania instytucji wdrażającej o planowanych zmianach, wnioski o aneks do umowy
• Rozpoznanie rynku – przestrzeganie zasad konkurencyjności, należytej staranności i rzetelności
  
  Bardzo ważnym elementem pierwszej fazy projektu jest wyłonienie dostawców i wykonawców robót. Wybór ten musi być dokonany przy zachowaniu zasady konkurencyjności. Należałoby przed przystąpieniem do wyłonienia wykonawców/dostawców usług opracować procedurę ich wyłonienia a następnie zachowując zasadę konkurencyjności wystosować odpowiednie zapytania ofertowe.
• Promocja - przeprowadzenie właściwej promocji projektu zgodnie z zapisami umowy oraz obowiązującymi wytycznymi
• Koordynacja prac służb księgowych z realizacją projektu - właściwa ewidencja księgowa, stan środków trwałych, zestawienia zakupionych w ramach projektu środków trwałych
  
  Ten punkt należy przed wszystkim skoordynować z firmą która odpowiada za rozliczenie projektu, biurem rachunkowym bądź księgową w firmie tak, żeby nie popełnić błędu. Zasady księgowania wydatków dofinansowanych ze środków unijnych zostały określone w odpowiednich przepisach. Błędy jakie popełniają księgowi to między innymi korzystanie z przyśpieszonej amortyzacji, nie księgowanie wydatków na odpowiednich kontach księgowych itp.
• Weryfikowanie dokumentacji - sprawdzanie danych zawartych w treści faktury, opisywanie dokumentów, sprawdzanie protokołów odbioru, protokołów z negocjacji, umów oraz pozostałych dokumentów związanych z projektem
  
  Instytucje wdrażające mają odpowiednie wytyczne w kwestii opisywania faktur, do których trzeba się bezwzględnie zastosować. Dodatkowo przy przyjmowaniu odpowiedniej usługi należy spisać protokół odbioru, który jest później załącznikiem do rozliczenia przed instytucją dotującą.
• Terminowe regulowanie płatności za faktury

Przytoczone powyżej argumenty oraz przykłady potwierdzają fakt iż rozliczenie projektu jest najważniejszą pracą jaką należy wykonać podczas całego procesu wdrożeniowego. Nieprawidłowe rozliczenie lub naruszenie procedur może spowodować decyzję instytucji wdrażającej o pomniejszeniu dofinansowania lub w skrajnych przypadkach nawet o rozwiązaniu umowy, a co za tym idzie utracie dofinansowania. Tym bardziej trzeba zwracać uwagę na dobór doradców, którzy będą odpowiedzialni za rozliczenie Państwa projektu.