Kontrola projektów inwestycyjnych

Przeczytaj także: Zarządzanie projektem informatycznym

Kontrola „na miejscu”, jak sama nazwa wskazuje, zazwyczaj przeprowadzana jest w miejscu realizacji projektu. W przypadku jednak, gdy projekt realizowany jest w innej niż siedziba beneficjenta lokalizacji, upoważniona instytucja może również przeprowadzić kontrolę w siedzibie beneficjenta. Taka potrzeba może w szczególności zaistnieć, jeżeli w miejscu realizacji projektu na moment przeprowadzania kontroli prowadzone są np. wyłącznie prace budowlane, a całość dokumentacji związanej z projektem znajduje się w siedzibie beneficjenta.

Wspomniana kontrola może być przeprowadzana w okresie realizacji projektu, a także w tzw. okresie trwałości, który dla dużych przedsiębiorców wynosi 5 lat od zakończenia projektu, a dla przedsiębiorstw należących do sektora małych i średnich – 3 lata od zakończenia projektu. Warto podkreślić, iż beneficjent ma obowiązek poddania się kontroli, gdyż w przeciwnym razie grozi mu nawet wypowiedzenie umowy o dofinansowanie przez właściwą instytucję, które w określonych przypadkach może być równoznaczne z koniecznością zwrotu dofinansowania wraz z odsetkami oraz zakazem ubiegania się o pomoc publiczną z funduszy europejskich w okresie kolejnych 3 lat. W świetle tak istotnych konsekwencji, obowiązek poddania się kontroli nie powinien zostać zlekceważony.

Co sprawdzi kontrola

Celem kontroli projektów inwestycyjnych współfinansowanych z funduszy europejskich jest przede wszystkim ocena prawidłowości i skuteczności ich realizacji. Ocena taka jest przeprowadzana zwłaszcza poprzez weryfikację czy: planowane do nabycia towary i usługi zostały faktycznie nabyte i dostarczone; zadeklarowane wydatki zostały faktycznie poniesione; sposób realizacji projektu, ponoszenia wydatków, dokonywania zakupów inwestycyjnych itp. jest zgodny z zapisami umowy o dofinansowanie i obowiązującymi przepisami prawa (krajowego i wspólnotowego) w tym zakresie; zadeklarowane w dokumentacji aplikacyjnej wskaźniki projektu są osiągane (np. wskaźnik dotyczący powierzchni budowanej hali czy liczby nabywanych maszyn); określone w dokumentacji aplikacyjnej deklaracje dotyczące kryteriów oceny wniosków faktycznie zostały spełnione (np. wzrost zatrudnienia, realizowanie polityki równych szans w dostępie do zatrudnienia, posiadanie praw ochrony własności przemysłowej).

Tym samym kontrola polega na sprawdzeniu dokumentacji finansowej i rzeczowej projektu, dokumentacji związanej z wyborem przez beneficjenta wykonawców i dostawców towarów lub usług i umów z nimi zawartych, dokonaniu oględzin miejsca realizacji projektu, przeprowadzeniu rozmów z odpowiednimi osobami i zebraniu stosowanych wyjaśnień. W szczególności w trakcie kontroli sprawdzana jest spójność informacji i dokumentów posiadanych przez beneficjenta z tymi, które zostały przedłożone wcześniej instytucji w ramach wniosków o płatność, rozliczających transze dotacji lub raportujących postęp rzeczowy projektu.

Warto jednak podkreślić, iż szczegółowy zakres weryfikowanych dokumentów w znacznym stopniu zależy od rodzaju realizowanego projektu. Inne dokumenty będą bowiem wymagane przy ponoszeniu wydatków stricte inwestycyjnych (m.in. faktury, protokoły odbioru), inne przy rozliczaniu kosztów pracy dla nowych pracowników (m.in. listy płac, umowy o pracę), a inne przy realizacji prac badawczo-rozwojowych (m.in. amortyzacja aparatury badawczej wykorzystywanej w projekcie). Szczegółowy zakres kontroli może być również uzależniony od momentu jej przeprowadzenia. Jeżeli kontrola ma miejsce w trakcie realizacji projektu lub tuż po jego zakończeniu, może być nakierowana zwłaszcza na weryfikację postępu rzeczowo-finansowego, prawidłowości posiadanej dokumentacji czy celowości poniesionych wydatków. Kontrola przeprowadzana w okresie trwałości może mieć natomiast na celu głównie weryfikację realizacji zaplanowanych wskaźników (np. wzrost produkcji, dokonanie zgłoszenia wynalazku w celu uzyskania patentu) czy faktu prawidłowego utrzymywania wszystkich zadeklarowanych rezultatów projektu.

Sposób przeprowadzania kontroli

Każdy z beneficjentów Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka może spodziewać się przeprowadzenia przynajmniej jednej kontroli o wspomnianym wcześniej zakresie w okresie realizacji projektu lub tuż po jego zakończeniu. Zgodnie z zapisami umowy o dofinansowanie beneficjent jest informowany o zamiarze przeprowadzenia takiej kontroli, na co najmniej 5 dni przed jej planowanym terminem (zróżnicowany termin dla różnych instrumentów). Należy podkreślić, iż możliwość zmiany terminu kontroli wskazanego w zawiadomieniu jest zróżnicowana w poszczególnych instytucjach i zależy od indywidualnego przypadku. Dodatkowo, oprócz standardowej kontroli, o której beneficjent jest informowany, upoważnione instytucje mają również możliwość przeprowadzania niezapowiedzianych kontroli doraźnych, dokonywanych w przypadku, gdy zachodzi podejrzenie nieprawidłowości w realizacji projektu lub wystąpienia istotnych uchybień.

Obowiązki kontrolne beneficjenta

W przypadku wspomnianej standardowej kontroli wraz z zawiadomieniem o terminie przeprowadzenia kontroli beneficjent otrzymuje informację o zakresie kontroli i niezbędnej do przygotowania dokumentacji. W toku kontroli beneficjent ma obowiązek udostępnić wszelką dokumentację związaną z projektem oraz zapewnić dostęp do terenów i pomieszczeń, w których realizowany jest projekt, a także do systemu komputerowego (zwłaszcza ewidencji księgowej i plików związanych z finansowo-rzeczową realizacją projektu). Warto również podkreślić, iż podczas trwania kontroli zespół kontrolujący ma prawo gromadzić dowody, które potwierdzą dokonane ustalenia, w postaci m.in. wypisów z dokumentów, kserokopii dokumentów źródłowych, zdjęć, protokołów oględzin.