Struktura firmy - sztywna czy zmienna?

Przeczytaj także: Projektowanie struktury organizacyjnej

• Po pierwsze dlatego, że zmieniają się rynek, potrzeby klientów, produkty oraz procesy wytwarzania czy obsługi. Kiedyś na przykład wysyłało się mnóstwo listów, potem faksów, teraz robi się mailingi przez Internet. Kiedyś organizowano kiermasze, rozdawano ulotki, aby przyciągnąć klienta do swojego sklepu, teraz tworzy się sklepy internetowe i „puka” do potencjalnych klientów w okienka ich komputerów, by przedstawić im w witrynie internetowej swoją ofertę. Przykłady moglibyśmy mnożyć.
• Po drugie, dawna klasyczna struktura tzw. funkcjonalna (każdy ma przypisane na stałe jakieś funkcje) była czasochłonna. Nie trzeba nikogo przekonywać, jak powoli działają takie struktury w urzędach – prosta sprawa potrafi tam być załatwiana tygodniami i miesiącami. A dziś świat jest dużo szybszy. Klientom się spieszy, chcą załatwić swoją sprawę – kupić, naprawić itd. – od razu, niemal w czasie rzeczywistym (on-line). Dochodzi do tego, że jak ktoś ma chwilę zaczekać lub zbyt dużo klikać po Internecie, przechodzi do innej, konkurencyjnej firmy.
• Po trzecie, sztywna struktura organizacyjna oznaczała konieczność zatrudniania specjalistów od niemal wszystkich spraw i zadań, które regularnie były do wykonania. To powodowało rozrost kosztów i niższą konkurencyjność firmy. Zatem zatrudnia się dużo mniej (trzon, sztab, podstawowy skład, obsługa core-biznesu), a cała „reszta” jest na zasadzie dorywczej współpracy, partnerów-podwykonawców czy outsourcingu. Struktura zanika, rozpływa się, co chwilę (dokładniej: co zadanie czy zamówienie od klienta) powstaje inny zespół, inna chwilowa konstelacja. Tworzy się sieć kooperantów, partnerów, podwykonawców, współpracujących freelancerów. Kulturę funkcjonalną zastępuje kultura sieciowa.
• Po czwarte, daje o sobie znać postęp technologiczny, który powoduje, że zamiast specjalisty ds. reklamy klasycznej zaczyna być bardziej potrzebny specjalista od reklamy internetowej; zamiast redaktora gazetowego potrzebujemy redaktora portalu internetowego, zamiast programisty Turbo Pascala potrzebujemy programisty znającego nowsze języki programowania, zamiast sekretarki potrzebujemy asystentkę, a zamiast specjalisty ds. szkoleń – fachowca od rozwoju personalnego i zarządzania kompetencjami. I znów moglibyśmy podawać tuziny dalszych przykładów.
• Po piąte, organizacja pracy i przygotowanie na nieobecność kogoś z zespołu – szczególnie w małych i średnich firmach jest to bardzo ważne, by nie było osób, które jako jedyne znają ważne sprawy, procesy lub informacje. Tu prawie każdy musi umieć zastąpić prawie każdego, a zatem potrzebujemy dużo więcej zespołowości, uniwersalności i elastyczności zamiast sztywnych podziałów funkcjonalnych.

To wszystko oczywiście nie oznacza, że do naszej firmy ma się wkradać chaos, bałagan i spychologia – trzeba jak najdokładniej podzielić pracę, zdefiniować odpowiedzialność poszczególnych osób za określone procesy, pod-procesy i obszary zadaniowe, natomiast każdy taki „odpowiedzialny” powinien mieć swojego „zastępcę”, dublera, kogoś, kto z marszu może przejąć sprawy, bo jest i zorientowany, i przygotowany do ich poprowadzenia.

Innym, coraz częściej docenianym aspektem, jest zespołowość. Jeżeli jest duch zespołowy i pracownicy traktują firmę jako „swoją”, utożsamiają się z nią, wtedy możliwe jest podejście do nowych zadań i obszarów działalności na zasadzie: „kto chce się zająć tą sprawą?” To jest fantastyczny moment, bo ludzie podejmują się zadań dlatego, że sami chcą, a nie dlatego, że ktoś im każe.