Zarządzanie procesami biznesowymi dobre na kryzys

Przeczytaj także: Firmy produkcyjne stawiają na rozwój BMP

Prezentowane wyniki są oparte na ilościowych danych z ankiet oraz wsparte cytatami z wywiadów jakościowych. Dodatkowo zawiera analizę uzupełniającą opartą na doświadczeniach konsultantów Capgemini z pracy nad projektami BPM.

Najważniejsze tezy raportu:

1. Inicjatywy BPM potrzebują wsparcia z poziomu Zarządu - tak uważa 82% badanych posiadających doświadczenie z prowadzenia takich inicjatyw.
2. Istnieje korelacja pomiędzy dojrzałością procesów z zaangażowaniem w inicjatywy BPM osób z poziomu Zarządów lub wyższej kadry managerskiej. Zgadza się z takim twierdzeniem 68% badanych, którzy uważają, że BPM jest istotne dla zarządzania przedsiębiorstwem.
3. 45% badanych przewiduje, że w ich organizacjach wzrośnie zainteresowanie BPM w okresie najbliższych 12 miesięcy. Dane te potwierdzają, że BPM jest ważne dla zarządzania przedsiębiorstwami, ale tylko 16% ogółu badanych uważa, że obecnie procesy w ich firmie są zoptymalizowane, ale nawet i oni uważają, że BPM pozwala na dodatkowe usprawnienia.
4. Istnieją przekonujące dowody, że BPM może zapewnić konkretne korzyści biznesowe. 96% tych, którzy próbowali zmierzyć ROI (Return Of Investment) z inwestycji w BPM odnotowało dodatni zwrot (dane od 55% respondentów, którzy przeprowadzili pomiar zwrotu co najmniej dwóch inwestycji w BPM). Dane takie mogą wyjaśniać stwierdzenie, że w obecnej sytuacji ekonomicznej, inwestycji w BPM stają się coraz bardziej atrakcyjne. 68% respondentów przyznało, że trudniejsza sytuacja ekonomiczna prowadzi w ich organizacjach do wprowadzania wzmożonego zainteresowania BPM.
5. Korzyści z BPM dla firmy zależą od celów organizacji, jak również od poziom dojrzałości. Ponad trzy czwarte respondentów, którzy wprowadzili inicjatywy BPM w celu poprawy relacji z klientami odnotowało pozytywny wpływ na przedsiębiorstwo. Podobny odsetek osób, których celem było usprawnienie reklamacji i zarządzania ryzykiem zaobserwowało korzystny wpływ. Szczególne korzyści z wdrożenia BPM, widać w obszarach podniesienia satysfakcji pracowników i zwiększenia ich wydajności.

Badanie dodatkowo zawiera informacje o koniecznych do przezwyciężenia ograniczeniach we wdrażaniu BPM. Są nimi:

• Kultura organizacyjna oparta o silną odrębność departamentów/działów raportujących do różnych członków Zarządu
• Rozproszone budżety
• Postrzeganie BPM jako sprawy tylko IT
• Opór przed BPM pracowników IT, który promują aktualne wykorzystywane systemy
• Brak gotowości lub chęci do rozwiązywania problemów zarządzania zmianami związanymi z wdrożeniem rozwiązań BPM.

Aby pokonać powyższe ograniczenia konieczne jest silne przywództwo (zaangażowanie wyższej kadry zarządzającej) oraz jasna wizja rozwiązania. Dodatkowo firmy muszą być gotowe na duże zmiany i umieć je wdrażać we własnej organizacji.

Większość firm, które wdrażały BPM ocenia, że wymaga to wysiłku, ale pozytywne doświadczenia osób uczestniczących w tym badaniu sugerują, że jest to inicjatywa, którą warto podjąć.

Komentarz eksperta do raportu Capgemini: „Global Business Process Management Report”

Business Process Management ma swoje korzenie w starszych praktykach zarządzania, takich jak TQM (Total Quality Management) oraz w reorganizacji procesów. Jednak dopiero pojawienie się systemów klasy BPM oraz ECM (Enterpise Content Management) zwiększyło siłę transformacji firm przy wykorzystaniu BPM.

Polskie przedsiębiorstwa rozwijając swoje praktyki zarządzania również sięgają obecnie po narzędzia klasy BPM lub wykorzystują zarządzanie procesami w podnoszeniu ich efektywności. Najczęściej systemy te wspierają obiegi dokumentów (np. obieg faktury, reklamacji), jak również procesy mające na celu utworzenie jakiegoś dokumentu lub pliku. Podejście do zarządzania procesami jest wykorzystywane dodatkowo w projektach mających na celu poprawę efektywności kosztowej, przy wyszukiwaniu bardziej optymalnych ścieżek działania lub też w przesunięciach działań pomiędzy różnymi strukturami organizacyjnymi.

W odróżnieniu do wyników badania zadowolenie pracowników nie jest optymalną przesłanką w decyzji o wdrożeniu systemu klasy BPM, jednak ergonomia systemu jest brana pod uwagę w projektowaniu rozwiązań szczegółowych.

W Polsce istnieją wszystkie wymienione w raporcie ograniczenia, konieczne do przezwyciężenia przy wdrożeniu BPM, z systemów tej klasy w Polsce korzystają obecnie firmy większe lub bardziej zaawansowane technologicznie.

Joanna Jurkojć,