PO Kapitał Ludzki - ryzyko projektów

Przeczytaj także: Program Operacyjny Kapitał Ludzki - błędy aplikacyjne

W cyklu zarządzania ryzykiem ostatnim krokiem jest monitorowanie wdrożenia konkretnych rozwiązań. Jego istotą jest obserwacja i nadzorowanie skuteczności podejmowanych działań, zwłaszcza jeśli realizujemy plany opracowane kilka miesięcy wcześniej. Nie zawsze rozwiązania wirtualne wymyślone na etapie tworzenia projektu będą tymi, które sprawdzą się w praktyce. Trzymanie ręki na pulsie zagrożenia, weryfikowanie, czy na pewno ogłoszenia w Internecie zamiast prasowych sprawdzają się lepiej jako metoda rekrutacji, pozwala oszczędzić czas i pieniądze. Co jeszcze ważniejsze, to właśnie monitorowanie i kontrola ryzyka dostarczają informacji niezbędnych do podejmowania decyzji wyprzedzających pojawienie się kolejnych zagrożeń.

Analiza ryzyka we wniosku o dofinansowanie

Od niedawna plan zarządzania ryzykiem uzyskał pełnoprawne miejsce we wnioskach o dofinansowanie, przynajmniej w odniesieniu do części projektów. Ci, którzy planują projekty innowacyjne lub o budżetach powyżej 2 mln zł obowiązkowo muszą przedstawić, jak zamierzają radzić sobie z niepewnością w projekcie. Waga takiej analizy polega nie tylko na uzupełnieniu kompleksowego opisu projektu. Została też zdumiewająco rozsądnie ujęta we wniosku o dofinansowanie, w postaci dodatkowego pola z osobną pulą znaków do wykorzystania. Weterani PO KL wiedzą, jak wiele znaczy podobne udogodnienie, w warunkach, kiedy każda kolejna modyfikacja formularza wniosku oznacza, że ilość „absolutnie niezbędnych informacji” (w postaci opisu skryptu dla uczestnika szkolenia) rośnie, a ilość znaków do ich opisania - maleje. Dodatkowe 5 tysięcy znaków pozwala już na precyzyjne opisanie, gdzie widzimy potencjalne punkty zapalne i jak chcemy sobie z nimi poradzić.

Analizę na potrzeby wniosku prowadzimy nie w odniesieniu do działań czy czynności, ale szczegółowych celów projektu. Do każdego określamy co najmniej jedno zagrożenie, czyli przynajmniej jedną sytuację, która może utrudnić osiągnięcie zaplanowanych założeń. Ważne, aby z długiej z reguły listy wybrać te, które są niezależne od wnioskodawcy, a jednocześnie takie, które z dużym prawdopodobieństwem nas spotkają. Posługując się nazewnictwem rodem z analizy SWOT - opisywać „zagrożenia” (zewnętrzne dla projektodawcy) a nie „słabe strony” (wewnętrzne w stosunku do niego). Tym samym nie warto tracić miejsca na opisywanie kłopotów płynących z zatrudnienia osób bez odpowiednich kwalifikacji do realizacji projektu, bo na ich dobór mamy wpływ.

Wskazywanie zagrożeń wynikających z wydłużonych procedur po stronie instytucji wdrażających, nieterminowego przekazywania transz dotacji czy nieznajomości realiów rynkowych zależy od każdego z wnioskodawców i do którego urzędu nasz wniosek składamy.

Prócz wskazania zagrożeń opisujemy, w jaki sposób stwierdzimy, że dane ryzyko się zmaterializowało, i to najlepiej jeszcze zanim jego skutki wpłyną na przedwczesne zakończenie projektu. Sednem analizy jest wskazanie, w jaki sposób z zagrożeniami będziemy postępować. Fantazja projektodawców została zamknięta w ramy zapobiegania i minimalizowania skutków. Tym samym pomysły dotyczące transferu zagrożenia poprzez ogłoszenie bankructwa i odwołanie się do gwarancji bankowej nie mieszczą się niestety w katalogu akceptowalnych rozwiązań. Choć porównując treść niektórych przetargów w projektach systemowych do wartości zamówień - wydaje się to często jedyną rozsądną reakcją.

Wydawać by się mogło, że w projektach PO KL nie ma ryzyka: określone zadania, precyzyjny harmonogram i ściśle określony budżet dają stabilne podstawy do zrealizowania projektu. Co więcej, realizacja projektów unijnych musi zostać poprzedzona przygotowaniem wniosku o dofinansowanie, a tym samym analizą interesariuszy i ich problemów, określeniem celów, zaplanowaniem działań, w tym sposobu zarządzania projektem, aby przekonać „sponsora” do tego, że realizacja całego przedsięwzięcia jest uzasadniona i przemyślana.

Praktyka pokazuje jednak, że brak elastyczności sam w sobie stanowi zagrożenie. Nie trzeba daleko szukać problemów. Wystarczy pomyśleć o inflacji i wzroście cen czy różnicach kursowych, zmianach przepisów co pół roku i ich interpretacji co miesiąc i co urząd. Jak im przeciwdziałać? Myśląc projektowo i planując 3 rozwiązania na 2 kroki do przodu (i najlepiej jeszcze jeden w bok, na wszelki wypadek). Spodziewając się najlepszego - być przygotowanym na najgorsze.