Jak przygotować prezentację?

Przeczytaj także: Prezentacja biznesowa jako storytelling

Przekazywanie opowieści jest zapewne jedną z najstarszych form komunikowania się w dziejach ludzkości. W ludziach istnieje głęboko zakorzeniona potrzeba opowieści, bez względu na to, czy w postaci hollywoodzkiego hitu, najnowszego bestselleru czy też efekciarskiej prezentacji marketingowej.

Każdy z nas jest autorem opowieści, bez względu na to, czy się do tego przyznaje czy też nie. W naszym życiu prywatnym wydarzenia, które miały miejsce wczoraj, lata lub też dziesiątki lat temu zostają ostatecznie przeobrażone w opowieści. W ten sposób odczytujemy sens świata i w taki sposób przekazujemy to pojmowanie innym. Niektórym wychodzi lepiej, innym gorzej, ale wszyscy to robimy.

Jednak sfera biznesu – czyli świat twardych danych, analiz logicznych oraz niepodważalnych faktów – sceptycznie odnosi się do opowieści. Szkoda, ponieważ opowieści stanowią jedno z najskuteczniejszych narzędzi komunikacji, jakimi dysponujemy.

Umiejętność komunikowania się jest w dzisiejszych czasach obowiązkowym atrybutem każdego biznesmena. Bez względu na to, czy zarządzasz początkującą firmą z siedzibą we własnej piwnicy czy też, siedząc w luksusowym biurze na górnym piętrze drapacza chmur, przewodniczysz międzynarodowej korporacji lub, co najbardziej prawdopodobne, jesteś gdzieś pośrodku – komunikacja jest częścią Twojej pracy. I to ważniejszą częścią niż większość ludzi podejrzewa. Nie ma znaczenia, czy przemawiasz do tysięcznej publiczności na dorocznym spotkaniu udziałowców, wygłaszasz motywacyjną mowę przed bezpośrednimi podwładnymi czy próbujesz przekonać anioła biznesu do swojej wizji. Niezależnie od publiczności czy rangi wydarzenia, wszystko sprowadza się do jednego: skutecznego przekazania istoty sprawy.

Jeśli prezentujesz lub przygotowujesz wystąpienia dla innych, skorzystaj z kilku wskazówek Jima Holtje*, autora książki „Potęga opowieści”:

• Opowiedz anegdotę ilustrującą problem. Publiczność lepiej ją zapamięta niż suche dane liczbowe. Najlepsze opowieści to te zaczerpnięte z własnego doświadczenia. Kto lepiej przekaże historię, która dotyczy nas samych?
• Jeśli nie przydarzyła Ci się żadna historia pasująca do problemu, zapytaj innych. Może ktoś w firmie podzieli się z Tobą swoją opowieścią?
• Wciąż nie możesz znaleźć odpowiedniej historii? Pożycz ją! Pomóc może książka - zbiór użytecznych historii o pouczających doświadczeniach znanych w świecie biznesu postaci. Najprawdopodobniej będziesz używać książki jako poręcznego źródła anegdot na konkretne okazje, w celu zilustrowania meritum sprawy podczas przemówienia, w nieformalnym komentarzu, prezentacji w programie PowerPoint czy też innej formie komunikacji biznesowej.
• Możliwe, że jedna historia nie wyczerpie tematu, do którego szukasz inspiracji. Tu przyda się kreatywność. Korzystaj z możliwości czerpania z różnych opowieści wedle potrzeb. Kluczem do sukcesu jest znalezienie połączenia między widownią i sprawą, którą chcesz jej przekazać. Każdy przypadek jest jedyny w swoim rodzaju. Czasem będziesz potrzebować pełnej historii, czasem tylko wybranego fragmentu. Innym razem przeczytanie anegdoty może podsunąć Ci świetny pomysł i poprowadzić Twoje przemówienie bardziej kreatywną ścieżką, która wcześniej nie przyszła Ci do głowy.
• Gdy już występujesz i widzisz, że publiczność powoli zapada w sen, jest jeszcze dla Ciebie ratunek. Zacznij: To mi przypomina pewną historię… To natychmiast zwróci uwagę nawet kompletnie znudzonej publiczności. Oczywiście ten sposób działa niezawodnie tylko, gdy masz w pamięci odpowiednią opowieść.

Oczaruj publiczność swoją opowieścią. Rozpocznij swoją prezentację z łatwością i swobodą! Przyciągnij uwagę słuchaczy i spraw, że zapamiętają Twój przekaz.

A na jaki pomysł wpadł Jeff Bezos?

Zespół pakował książki, klęcząc na betonowej podłodze… Pewnego dnia pracownicy oświadczyli, że ich kolana już nie wytrzymują. Bezos znalazł więc kolejne rozwiązanie. Wszyscy dostali ochraniacze na kolana! Bezos wspominał, że ktoś z załogi spojrzał na niego z niedowierzaniem, jak gdyby chciał powiedzieć: „I to on jest moim szefem?”. Uważał, że fakt nieprzygotowania się do pracy na tak wielką skalę był wbrew pozorom błogosławieństwem losu. Praca własnymi rękami i osobiste czuwanie nad zrealizowaniem wszystkich zamówień pomogły założycielom serwisu już na samym początku zbudować kulturę pracy i obsługi klienta, którą od tamtej pory utrzymuje się w firmie Amazon.com.

Joanna Kozioł,

* Jim Holtje przewodniczy działowi Public Relations w nowojorskiej firmie notowanej w rankingu „Fortune 500”, gdzie zajmuje się też pisaniem przemówień. Wcześniej sporządzał przemówienia dla prezesa i dyrektora generalnego Siemens USA, wartego 25 miliardów dolarów przedsiębiorstwa o zróżnicowanym profilu działalności, zatrudniającego sześćdziesiąt dwa tysiące pracowników na terenie całych Stanów Zjednoczonych. Przez trzy lata był odpowiedzialny za przygotowanie anglojęzycznych wersji przemówień dla prezesa i dyrektora generalnego firmy Siemens SA w siedzibie głównej w Monachium. Był redaktorem wydanego przez Prentice Hall tytułu Manager's Lifetime Guide to the Language of Power. Autor książek: Divided It Stands: Can the United Nations Work? wydanej przez Turner Publishing oraz 201 Ways to Manage Your Time Better, 201 Ways to Deal with Difficult People i 201 Ways to Say No Gracefully and Effectively opublikowanych przez McGraw-Hill. Holtje był zatrudniony w kilku agencjach zajmujących się Public Relations i konsultingiem, świadcząc usługi firmom znajdującym się w rankingu „Fortune 500” (500 największych amerykańskich przedsiębiorstw), włączając firmy, takie jak: Chrysler, DaimlerChrysler, Deloitte Touche Toh- matsu, Deutsche Post, Eli Lilly oraz Walmart. Zdobył tytuł magistra międzynarodowej ekonomii politycznej na School of International and Public Affairs Uniwersytetu Columbia oraz tytuł licencjata nauk politycznych i filologii niemieckiej na wydziałach Uniwersytetu Nowojorskiego: Washington Square oraz University College. Wraz z żoną mieszka w Nowym Jorku.