Ponad 70 mln złotych korzyści z Euro 2012

Przeczytaj także: Koszty i korzyści z Euro 2012

Spółka PL.2012 została powołana pod auspicjami Ministerstwa Sportu i Turystyki RP w 2008 r. Jej zadaniem była organizacja i przygotowanie wszystkich pozasportowych aspektów turnieju EURO 2012 (za organizację meczy odpowiadała spółka EURO 2012 Polska powołana przez PZPN).„Gdy spółka rozpoczynała swoją działalność, polskie przygotowania do turnieju były źle oceniane przez UEFA łącznie z tym, że istniała realna groźba odebrania nam praw do organizacji mistrzostw. Władze PL.2012 dość szybko zdecydowały się na wdrożenie podejścia projektowego, które w krótkim czasie przyniosło zadowalające rezultaty” – wyjaśnia Daniel Martyniuk, Starszy Menedżer w Dziale Konsultingu Deloitte.

Głównym celem wprowadzenia podejścia projektowego jest poprawa efektywności i skuteczności podejmowanych decyzji, ulepszenie procesów monitorowania i oceny wykonywanych zadań oraz osiągnięcie zamierzonych celów wraz z poprawą jakości. W przypadku przygotowania tak dużej i złożonej imprezy jaką było UEFA EURO 2012 chodziło przede wszystkim o skoordynowane planowanie i monitorowanie postępu prac, efektywne zarządzanie ryzykiem oraz raportowanie na potrzeby polskiego rządu i UEFA.

Takie działanie nie byłoby możliwe bez odpowiedniego zestawu narzędzi. Spółka PL.2012 zdecydowała się wykorzystać Metodykę PPM - Project Portfolio Management (metodykę zarządzania projektami, programami i portfelem projektów opartą na standardach PMI) i System CA Clarity PPM® - Project and Portfolio Management (narzędzie informatyczne). Ich wdrożenie zajęło 7 m-cy i kosztowało 1,1 mln zł. W czasie całego okresu przygotowań do turnieju nad 219 projektami infrastrukturalnymi i 250 projektami organizacyjnymi czuwał średnio 55-osobowy zespół. Podczas czterech lat przygotowań, zdefiniowano ponad 25 tys. zadań, zarządzono realizacją ponad 400 kluczowych dla harmonogramu celów operacyjnych, przeprowadzono 402 kontrole, sporządzono około 120 raportów oraz zidentyfikowano i zarządzono ponad 3 tys. sytuacji kryzysowych.

Wdrożenie planowania projektowego okazało się opłacalne także ze względów finansowych. Doświadczenia ekspertów Deloitte wskazują, że koszty zarządczo-koordynacyjne związane z realizacją projektów pochłaniają zwykle 15-30 proc. łącznych kosztów każdego projektu. „W przypadku EURO 2012 kwoty te okazały się dużo niższe. Koszt działalności spółki PL.2012 przez cały okres wyniósł 75,6 mln zł. To tylko 0,08 proc. sumarycznego budżetu projektów objętych jej koordynacją i kontrolą, których wartość wynosiła aż 97 mld zł. Nawet po wyodrębnieniu kosztów projektów infrastrukturalnych, które obejmują ponad 99 proc. wszystkich kosztów przygotowawczych, budżet PL.2012 to nadal tylko 8,93 proc. sumarycznego budżetu projektów organizacyjno-koordynacyjnych, co świadczy o wysokim poziomie osiągniętej efektywności” – wyjaśnia Łukasz Lachowicz, Konsultant w Dziale Konsultingu Deloitte.