Jak przygotować prezentację?

Przeczytaj także: Prezentacja niczym hollywoodzki film

Plan, czyli właściwa struktura prezentacji

Winston Churchill zapytany o to, ile czasu potrzebuje na przygotowanie się do publicznej przemowy, odpowiedział: „Jeśli mam mówić pięć minut, to potrzebuję dwóch dni, by się przygotować, a jeśli mam przemawiać godzinę, to będę gotowy za pięć minut (…)”. Zatem im krótsze wystąpienie masz zaprezentować, tym solidniej musisz nad nim popracować. Jeżeli jest dłuższe i w dodatku może być podzielone na kilka etapów, to zadanie jest łatwiejsze. Niemniej jednak – przygotowywać trzeba się zawsze.

Prawidłowa prezentacja powinna mieć kilka stałych elementów. Dokładnie trzy, czyli bardzo podobnie jak w przypadku typowego szkolnego wypracowania, które powinno mieć wstęp, rozwinięcie i zakończenie.

1. Pierwszą częścią dobrej prezentacji powinno być wprowadzenie, czyli zagajenie. Ma być ono interesujące, a przy okazji – intrygujące. Powinno skłaniać słuchaczy do zaangażowania, do pomyślenia o tym, co za chwilę usłyszą.
2. Kolejnym elementem prezentacji powinno być rozwinięcie tematu, czyli konkretne omówienie tego, co jest najważniejsze w temacie wystąpienia.
3. Na koniec należy zrobić podsumowanie, które będzie klamrą spinającą całość. Najlepiej w sposób bezpośredni odnieść się do tego, co się powiedziało na samym początku. Warto zacząć od zagajenia, gdyż ma ono niebagatelne znaczenie, zwłaszcza w kontekście pierwszego wrażenia podczas krótkich (do 45 min) wystąpień. (…)

Pamiętaj o tym, że ludzie uwielbiają słuchać opowieści. Nie tolerują natomiast przynudzania. (…) Warto dodać, że w praktyce najlepiej sprawdzają się opowieści z życia mówcy. Mniej istotne jest to, czy to doświadczenie jest rzeczywiste, czy też inscenizowane na potrzeby prezentacji. W gruncie rzeczy najważniejsze jest zainteresowanie słuchaczy i umiejętność dotarcia z przekazem do ich serc i umysłów.

Po zagajeniu przychodzi pora na część zasadniczą prezentacji, czyli udowodnienie lub obalenie tezy postawionej we wstępie. Słuchacze są już „rozgrzani”, zatem trzeba skutecznie wykorzystać ich koncentrację uwagi na omawianych kwestiach.

To właściwy czas na merytoryczne, systematyczne i rzeczowe potraktowanie tematu i pod tym względem jest to najważniejsza część każdej prezentacji. Nie należy jednak od niej zaczynać wystąpienia, gdyż łatwo stracić zainteresowanie i uwagę odbiorców.

Następnie, w formie podsumowania (najlepiej w punktach), warto przypomnieć najważniejsze z omówionych zagadnień, gdyż w umysłach słuchaczy organizuje to zdobytą wiedzę i ułatwia zapamiętanie najistotniejszych w prezentacji treści.

Na sam koniec dobrze nawiązać do zagajenia i w ten sposób, jak klamrą, spiąć wystąpienie w jedną logiczną całość, tak jak to uczynił wspomniany profesor.

Zapamiętaj
Stosuj trójdzielną strukturę wystąpienia. Jedna z podstawowych zasad retoryki mówi: „Najpierw powiedz, o czym będziesz mówić, potem to powiedz, a na koniec powiedz to, o czym powiedziałeś”.


Fragment rozdz. 3 Przygotowanie prezentacji z książki Sztuka wystąpień publicznych Leszka L. Kazimierskiego (Samo Sedno, Warszawa 2013).

O autorze:
Leszek Leopold Kazimierski – szkoleniowiec, trener i coach. Wykładowca w Katedrze Unesco na UJ. Felietonista i autor specjalistycznych poradników. Ekspert w dziedzinie etykiety i protokołu dyplomatycznego, komunikacji interpersonalnej, prezentacji i autoprezentacji.

Więcej informacji: