Modelowanie biznesowe czyli pilnowanie hochsztaplerów

Przeczytaj także: Procesy biznesowe ograniczają procesy decyzyjne

Mapa procesów biznesowych

To obraz przedstawiający wszystkie funkcje jakie wewnątrz organizacji są realizowane w celu wytworzenia finalnego produktu (lub produktów). Do zobrazowania mapy procesów powinna wystarczyć symbolika ICOM. Bardziej rozbudowane systemy modelowania pozwalają dodatkowo na zarządzanie takim projektem, definiowanie szczegółów zasobów i opisanie ich korelacji z procedurami.

Produktem może być przedmiot ale także usługa. Wszystko co ma cechy i cenę oraz przedstawia jakąś wartość dla kupującego jest produktem. Cechą funkcji na mapie procesów jest jej istnienie i brak możliwości pominięcia. Np. proces wydawania decyzji w Urzędzie jest realizowany bo decyzja zawsze musi się pojawić w odpowiedzi na złożenie podanie o jej wydanie. Może ona być pozytywna lub negatywna, może wymagać opinii biegłego lub nie, może wymagać sprawdzenia wcześniejszych innych decyzji itp. To jednak określa procedura wydawania decyzji. Proces jest niezmienny.

Mapa przepływu pracy

Procedury to właśnie opisy sposobu realizacji funkcji opisanych przez procesy. Tu dopiero jest miejsce na "romby". Procedurami definiuje się np. sposób pracy systemów obiegu dokumentów (informacji) w firmach. Procedura to jeden z elementów nazywanych Controll w definicji procesu. Procedury są opisywane za pomocą symboli takich jak czynność, decyzja, dokument, interfejs itp.

Na zakończenie

Ten krótki artykuł to przede wszystkim przestroga przed nadmiernym zaufaniem dla niektórych firm oferujących usługi wdrożeniowe i doradcze. Niestety na rynku tym, jak na każdym innym, jest dużo "niskiej jakości" a przede wszystkim chęć zarabiania a niechęć do uczenia się i studiowania. Modelowanie to dość trudna dziedzina wiedzy. Porównał bym ja do pracy copywritera. Nie ma znaczenia ile czasu nad tym spędził znaczenie ma jakiej jakości tekst napisał. Bywa, że po miesiącu otrzymamy rewelacyjne jednozdaniowe hasło reklamowe. W modelowaniu biznesowym mamy do czynienia z podobnym zjawiskiem. Czasami wiele dni ciężkiej pracy owocuje kilkoma stronami kompletnego, spójnego i zrozumiałego dla kadry opisu firmy.

Artykuł ten napisałem głównie po to by mogli Państwo także sami ocenić pracę firm, którym płacicie za tego typu usługi. Na pewno modelowanie wymaga długich studiów i doświadczenia ale efekty muszą być zrozumiałe. Nie jest ono możliwe bez udziału wyższej kadry firmy. Bieganie z ankietami po firmie to dokumentowanie stanu obecnego a nie modelowanie. Dokumentowanie procedur jest przydatne jako kolejny etap przygotowań do napisania dedykowanego oprogramowania ale jest nie potrzebne przed wdrożeniem gotowego systemu, który tylko podlega parametryzacji. Po drugie przed wdrożeniem czy napisaniem systemu konieczne jest zbudowanie modelu firmy choćby po to by upewnić się, że jest on optymalny. W przeciwnym wypadku możemy doprowadzić do utrwalenia w systemie złych i nieefektywnych procesów a w skrajnym przypadku panującego w niej bałaganu.