RODO: kandydaci z nowymi prawami

Przeczytaj także: Jedno CV, kilka rekrutacji a RODO

Zapraszanie do nowych projektów rekrutacyjnych tylko za zgodą kandydata

Już 85 proc. kandydatów wskazuje, że zawsze lub czasami wczytuje się w klauzule informacyjne i zgody na przetwarzanie danych, które zamieszczane są w treści oferty pracy - wynika z badania eRecruiter „RODO w rekrutacji 2018”. Jednocześnie jednak co trzeci z badanych przyznaje, że nie rozumie lub nie ma pewności, na czym polegają występujące w nich różnice. Odpowiedzi respondentów dowodzą również, że mają oni coraz większą świadomość w zakresie przysługujących im uprawnień - już 7 na 10 pytanych wie, że pracodawca może wykorzystać ich CV w kolejnych rekrutacjach jedynie wówczas, gdy posiada na to stosowną zgodę. Przekonanych o tym, że pracodawca zawsze może wykorzystać otrzymane CV jest jedynie 20% ankietowanych.

Przepisy RODO pozwalają, aby osoby ubiegające się o pracę wyraziły zgodę na to, aby firma uwzględniła ich CV przy rekrutacjach na inne stanowiska. Pracodawca powinien każdorazowo pamiętać o spełnieniu obowiązku informacyjnego, a także o tym by w jasny i zrozumiały sposób określić jak długo, w jakim celu i gdzie gromadzone będą informacje nt. kandydatów. Rekruterzy powinni ponadto poinformować również o tym, kto będzie administratorem przesłanych danych, a tym samym kto odpowiada za bezpieczeństwo tych informacji – wskazuje Katarzyna Trzaska, ekspert eRecruiter.

Miejsca zbierania i przechowywania CV a realizacja prawa do usunięcia danych

Po rozpoczęciu stosowania RODO kluczowe dla pracodawców stało się określenie miejsca przetwarzania i gromadzenia informacji. Związane jest to ze wspomnianym obowiązkiem informacyjnym nałożonym przez przepisy RODO na administratorów danych, czyli firmy. Z badania eRecruiter „RODO w rekrutacji 2018” wynika, że pracodawcy gromadzą CV aplikujących w kilku miejscach równocześnie. Prawie połowa rekruterów przechowuje dane kandydatów w dedykowanej skrzynce e-mail. 7/10 respondentów deklaruje, że w tym celu korzysta z systemu do zarządzania rekrutacjami. Nadal jednak 1/5 ankietowanych przechowuje CV w tradycyjnej papierowej formie.

Odpowiednio dobrane rozwiązanie oraz określenie procedur w zakresie zbierania CV zapewnia bezpieczeństwo danym i pozwala na sprawną kontrolę terminów przetwarzania danych kandydatów, a także realizację ich praw. Wybranie jednego miejsca gromadzenia informacji jest szczególnie istotne w sytuacji zgłoszenia przez kandydata żądania usunięcia jego danych z baz firmy. Jeżeli dane są rozproszone znacznie utrudnia to cały proces.

Miejsce przechowywania danych jest bardzo ważne nie tylko w aspekcie koordynacji terminów przetwarzania danych, ale również zapewnienia gromadzonym informacjom odpowiedniego poziomu bezpieczeństwa. Pomocnym rozwiązaniem przy realizacji wymogów RODO mogą okazać się dedykowane systemy, które mogą pomóc w obsłudze praw kandydatów. Warto pamiętać, że aplikujący mają prawo poprosić o usunięcie dotyczących ich informacji w każdej chwili. W przypadku rozproszenia miejsc przechowywania informacji oraz braku stosownych procedur i rozwiązań pozwalających na kontrolowanie lokalizacji danych, może się to wiązać ze sporym wyzwaniem logistycznym – dodaje Katarzyna Trzaska, ekspert eRecruiter.

O raporcie
Raport eRecruiter „RODO w rekrutacji 2018” powstał w ramach inicjatywy „Kodeks ochrony danych osobowych w rekrutacji”. Bazuje na badaniu przeprowadzonym w styczniu 2018 r. na grupie 618 specjalistów i 720 pracodawców. Jego celem jest zaprezentowanie stopnia świadomości zarówno pracodawców, jak i kandydatów w zakresie nadchodzących zmian. Dodatkowo w raporcie przedstawione zostały dotychczasowe praktyki pracodawców przetwarzających dane osobowe oraz przyzwyczajenia kandydatów przy aplikowaniu na oferty pracy.