Koronawirus zmienia miejsca pracy. Wszystko, co musisz wiedzieć o pracy zdalnej

Przeczytaj także: Koronawirus: nie wszyscy gotowi na pracę zdalną

Nikt się tego nie spodziewał. Nie sądziliśmy, że na tak dużą skalę i tak szybko, jeden wirus, niewidoczny gołym okiem, zmieni nasze życie, zwyczaje i codzienne rytuały. Nasz świat w marcu 2020 w niczym nie przypomina tego sprzed 2 miesięcy. Koronawirus zaskoczył wszystkich i wpłynął na biznes na większości rynków, a na wiele jeszcze wpłynie.

Od kilku lat słyszeliśmy głosy o nadchodzącym kryzysie finansowym, jednak to, z której strony on nadszedł i jak gwałtownie się to stało wciąż powoduje u wielu szok i niedowierzanie. Indeksy najważniejszych giełd, jak np. NASDAQ, potrafią spaść o 9% w ciągu doby. Inwestorzy zaczynają panikować, wielu wykonuje gwałtowne ruchy, często w emocjach, które są najbardziej niebezpiecznym doradcą w takiej sytuacji. I teraz dochodzimy do momentu, w którym borykamy się z sytuacją kryzysową, wymuszającą na nas zmiany, na które nie byliśmy przygotowani, zarówno jako ludzie, jak i firmy czy organizacje.

Czy potrafimy pracować w nowych warunkach? Czy jesteśmy przygotowani na przejście na 100% pracy zdalnej w obrębie naszych procesów biznesowych, uwzględniając te wewnętrzne i zewnętrzne? Chciałbym wierzyć, że tak, ale dane pokazują coś zupełnie innego.

Usługi w kryzysie vs. praca zdalna

Usługi stanowią największą część światowej gospodarki. Firmy od ponad 20 lat nieustannie usprawniają swoje procesy, automatyzują wiele z nich i digitalizują całe przedsiębiorstwa. Wciąż jednak mamy przed sobą daleką drogę ku sprawnemu funkcjonowaniu w obliczu pandemii. Tak dużego tąpnięcia w gospodarce się nie spodziewaliśmy, bo przecież wszyscy działamy online. Zamawiamy usługi, pracujemy na wielu rynkach z różnych miejsc na świecie, korzystamy z wielu usług i rozwiązań chmurowych, które umożliwiają nam pracę poza siedzibą firmy. Skąd zatem nasza obecna sytuacja? Czy naprawdę wciąż nie jesteśmy gotowi na pracę zdalną?

Kto przoduje w pracy zdalnej?

Wiele firm nie od dziś daje nam przykład jak pracować nie tylko z domu, ale też umożliwić swoim pracownikom nieograniczoną pracę zdalną, skądkolwiek tylko chcą. W ten sposób działają już Akamai, SAP, Salesforce, Toptal i wiele innych.

W obecnej sytuacji, by powstrzymać dynamiczne rozprzestrzenianie się wirusa wiele firm zapowiedziało tymczasowe przejście na pracę zdalną całych organizacji. O ile wiele z tych firm praktykowało już do tej pory częściową pracę zdalną i miały przygotowane wiele procesów, wciąż nie można mówić tutaj o powszechnej zasadzie.. Spójrzmy na Amazona, Apple, Facebooka, Microsofta, czy Twittera. Ci giganci byli gotowi i zareagowali bardzo szybko na rozwijające się zagrożenie spowodowane przez koronawirusa.

Amazon wysłał do swoich pracowników wiadomość, w której rekomendowali pracę zdalną do końca marca. Facebook zareagował równie szybko, zamykając swoje biuro w Seattle chwilę po wykryciu pierwszego przypadku zachorowania na COVID-19 u jednego z pracowników. Microsoft poprosił swoich pracowników z Puget Sound, Seattle i California Bay, aby pozostali w domach do 25 marca 2020. Zachęcił również do ograniczenia interakcji, zachowania odległości 6 stóp (ok. 1,5 m) pomiędzy sobą i skracania koniecznych spotkań, jak to tylko możliwe.

Amazon ma ponad 45 000 zatrudnionych w Seattle, Facebook w tym samym obszarze - 5000, Microsoft - blisko 54 000. Dali radę. Ponadto, Mark Zuckerberg napisał w jednym ze swoich postów, że każda osoba szukająca informacji o koronawirusie na Facebooku, będzie przekierowana na stronę WHO lub lokalnej organizacji zdrowia.

Kto oblał test z digitalizacji podczas pandemii koronawirusa?

Przykro się patrzy natomiast na branże, które totalnie nie radzą sobie podczas pandemii, a mogłyby, bo mają wiele gotowych rozwiązań i sprzyjających im technologii. To między innymi cała edukacja, która mogłaby skorzystać na większej digitalizacji. System edukacji opierający się wciąż na fizycznej pracy domowej przekazywanej do oceny powinien już dawno przejść do lamusa. Jednak nieprzygotowane placówki dopiero teraz szukają rozwiązań i planują przekazywać uczniom prace domowe poprzez Messengera i WhatsAppa. Jednak czy takie działania będą skuteczne w czasie zamknięcia szkół - ciężko powiedzieć.

Chińska antylekcja

Przykład chińskiej aplikacji DingTalk pokazuje, że dobre chęci, porządnie stworzona aplikacja nie zawsze może odnieść sukces. Aplikacja ze stajni giganta Alibaby, mierząca produktywność, była dotąd wykorzystywana głównie przez pracowników i często porównywano ją do Slacka w Orwellowskiej wersji. W ostatnich tygodniach, producenci dodali wiele funkcji, by umożliwić używanie jej również przez uczniów do nauki zdalnej. Umożliwiono live-stream lekcji dla maksymalnie 300 studentów na raz. Dodano opcję przeprowadzania testów i oceniania prac. Ponad 50 milionów uczniów korzysta z niej odkąd wybuchła epidemia COVID-19 w Wuhan i zamknięto szkoły w Chinach. Jednak kreatywność uczniów znalazła ujście w bombardowaniu sklepów z aplikacjami z 1-gwiazdkowymi opiniami zostawionymi dla DingTalk. Młodzi narzekali, że aplikacją zniszczyła ich przedłużone (Chiński Nowy Rok) wolne przez to, że pozwoliła nauczycielom na zdalną kontrolę uczniów.

Według jednego z nich, nauczyciele wymagają codziennego logowania się do aplikacji i zadają im bardzo dużo pracy domowej. Pomysł z zostawianiem niskich ocen samej aplikacji wynikał stąd, iż sklepy (App Store, Google Store) usuwają ze swojej oferty te aplikacje, które mają tak niskie noty. Niestety, cel uczniów nie został osiągnięty, DingTalk stworzył video skierowane do uczniów z prośbą o zaprzestanie wystawiania negatywnych ocen. Aplikacja zaczęła otrzymywać też bardzo pozytywne recenzje od pracowników i nauczycieli. Historia ku przestrodze.

System edukacji już dawno powinien się mocniej zdigitalizować. Wykorzystanie prostych rozwiązań, dostępnych powszechnie dla konsumentów spełnia większość potrzeb nauczycieli i uczniów. Włączenie prostego video, które można stworzyć za pomocą kilku dotknięć ekranu, wysłanie go do uczniów, by urozmaicić naukę i pokazać więcej sposobów na przyswajanie wiedzy, powinno już dawno wejść w program nauczania.

Praca zdalna na świecie

Od lat wiemy, że praca zdalna służy firmom i pracownikom. Liczba badań, które zostały przeprowadzone w tym obszarze stale rośnie. W samych Stanach Zjednoczonych w 2018 roku 5,2% osób pracowało całkowicie zdalnie. 2/3 pracowników chciałoby pracować z domu. 36% wybrałoby tę opcję zamiast podwyżki. A badanie na 1500 profesjonalistach związanych z technologią ujawniło, że 37% z nich zdecydowałoby się na obcięcie pensji, jeśli mogliby pracować z domu! Te liczby zdecydowanie dają do myślenia i pokazują, w jakim kierunku powinien iść rynek.

Pracodawcy często obawiają się zmniejszonej produktywności swoich zespołów podczas pracy poza biurem, jednak i te argumenty zostały obalone. 5 lat temu przeprowadzono badanie, które wykazało wzrost produktywności podczas pracy z domu o 13%. Jako powody wskazano na zmniejszoną liczbę przerw i zwolnień lekarskich. Coraz więcej głosów poparcia zyskuje już nie tylko praca z domu, ale praca z dowolnego miejsca na świecie. Dając pracownikom większą swobodę, ograniczając negatywne praktyki takie jak mikro zarządzanie, pozwalamy ludziom się rozwijać i uwolnić ich ogromny potencjał. Z większą wolnością, przychodzi też większa odpowiedzialność, a z nią jeszcze większe zaangażowanie pracowników w to, co robią.

Potwierdza to raport State of Remote Work 2019 przygotowany przez Owl Labs. Według niego, pracownicy mobilni z większym o 13% prawdopodobieństwem nie będą chcieli zmieniać pracy przez najbliższe 5 lat. Jest to definitywnie coś, w co warto zainwestować!

Praca zdalna jako możliwość rozwoju biznesu

Praca zdalna to nie tylko korzyści związane z zaangażowaniem pracowników, ich niższa rotacja, ale też duży potencjał do rozwoju biznesu. To możliwość na redefinicję tego, czym jest współpraca na linii firma - pracownik. To jak pracuje Twój zespół zależy bardziej od nich, a to jak Ty przedstawisz im priorytety i cele, może pomóc im znaleźć najlepsze rozwiązania. Ważne by cele były wspólne, ustalone i sprecyzowane. Dzięki temu zespołowi nie spadnie motywacja do ich realizacji, bo będzie wiedzieć, do czego dąży. Jeśli ludzie pracują razem, grając do jednej bramki, łączy ich wspólna odpowiedzialność za dany projekt.

Praca zdalna to też szansa na inne sposoby rozliczania pracy, niekoniecznie za przepracowane godziny, a za efekty. Kończą się czasy, kiedy trzeba siedzieć w biurze, by wyrobić wymagane 8 godzin na etacie. Coraz więcej możliwości daje to również biznesowi, który może zoptymalizować swoje koszty. Nie trzeba utrzymywać biura, sprzętu, kupować kawy i dbać o owocowe czwartki. Wystarczy inwestycja w narzędzia, ułatwiające pracę online, a tych jest coraz więcej i to o wysokiej jakości.

Jakie ryzyka niesie za sobą praca zdalna i jak im przeciwdziałać?

Wiele firm i ich managerów obawia się przejścia na pracę zdalną ze swoimi zespołami. Ich obawy bywają wizerunkowe - jak choćby fakt, że firma nie potrzebuje fizycznego biura, więc nie ma swojego miejsca, by zaprosić klientów na spotkanie. Ale z drugiej strony, jeśli boimy się, że to biuro świadczy o naszej firmie, to może powinniśmy przewartościować pewne kwestie, szczególnie w branży technologicznej. Wśród innych obaw wymienianych wśród managerów jest brak zaufania do zespołu, który będzie pracować z plaży i wypoczywać, a nie pracować.

Jednak wierzę, że jasna komunikacja z zespołem, pozwoli temu zapobiec. Wystarczy, że klarownie przedstawimy nasze cele, omówimy z zespołem kroki i zadania, które są niezbędne do ich realizacji. W Stanach Zjednoczonych organizacje, które otworzyły się na pracę zdalną, cieszą się średnio oszczędnością 11 000 $ rocznie per pracownika, dzięki niższym kosztom operacyjnym i zwiększonej produktywności.

Managerowie obawiają się również, że nie będą mogli się skontaktować w nagłych przypadkach z pracownikami zdalnymi. Ale jest wręcz przeciwnie, gdyż pracownicy zdalni są bardziej otwarci na współpracę i pracują w 100% samodzielnie, przy czym wciąż stanowią część większego zespołu. Zauważono nawet, że wirtualny model współpracy wpływa na zwiększenie jakości komunikacji i zaufania pomiędzy zespołami. Co więcej, wielu managerów po wprowadzeniu odpowiednich zasad podczas pracy zdalnej, zauważyło z zaskoczeniem, że ich zespoły zdalne są jeszcze bardziej dostępne niż podczas pracy w biurze!

Pozostają jeszcze aspekty społeczne związane z pracą zdalną. O ile to dobre rozwiązanie dla introwertyków, tak osoby ekstrawertyczne po pewnym czasie mogą odczuwać brak kontaktu z większą liczbą osób. Normalnie, można zachęcić ludzi do pracy w kawiarni, jednak podczas aktualnej pandemii COVID-19, lepiej zostać w domu. Więc jak sobie radzić z potrzebą socjalizacji?

Organizować calle, hang-outy i video-konferencje! Warto umówić się ze współpracownikami nawet na 15-minutowego calla, by zadać jedno pytanie. To nie tylko pozwoli nam zapewnić sobie kontakt, wymienić się niezbędnymi informacjami, ale też po prostu lepiej zintegrować zespół. Wśród rekomendacji podczas dłuższej pracy zdalnej, jak obecnie podczas pandemii, można również zachęcać pracowników do online integracji i umawiania się na calle niezwiązane z pracą, by porozmawiać, zjeść razem lunch o konkretnej godzinie, czy też napić się piwa po skończonym projekcie.