Savoir-vivre podczas wideokonferencji w różnych krajach

Przeczytaj także: Wideokonferencje: zachowania rozmówców

Uniwersalne standardy etykiety

Niezależnie od rejonu, w 2024 roku zauważalne były niektóre niezmienne i kluczowe zasady etykiety wideokonferencji. Należą do nich:

• odpowiedni ubiór,
• dobre oświetlenie i wyraźny dźwięk,
• punktualność,
• używanie neutralnego lub profesjonalnego tła wirtualnego, gdy jest to konieczne.

Ostatni punkt jest szczególnie istotny, ponieważ stanowi przedmiot wielu badań (w tym niniejszego) i jest uznawany za jeden z czynników przyczyniających się do tzw. „zmęczenia wideokonferencjami”. Jasne, animowane lub nieodpowiednie tła mogą przyspieszać fizyczne, emocjonalne, mentalne i społeczne zmęczenie bardziej niż neutralne tło lub jego brak.

Do powszechnie akceptowanych zasad należy także wyciszanie mikrofonu, gdy nie zabiera się głosu, oraz unikanie rozpraszaczy, co zapewnia płynność rozmowy.

Kolejną uniwersalną praktyką jest oczekiwanie zaangażowania – utrzymywanie kontaktu wzrokowego poprzez patrzenie w kamerę oraz aktywne uczestnictwo poprzez kiwanie głową lub używanie reakcji cyfrowych.

Dzięki postępowi w narzędziach do spotkań opartych na sztucznej inteligencji, automatyczna transkrypcja rozmów i tłumaczenie w czasie rzeczywistym jeszcze bardziej zwiększyły dostępność i inkluzywność globalnych spotkań online.

Regionalne różnice w wideokonferencjach

Pomimo wspólnych zasad omówionych w poprzedniej sekcji, etykieta wideokonferencji różni się w zależności od kultury, odzwierciedlając szersze style komunikacji oraz normy panujące w miejscu pracy. Poniżej znajduje się krótki przegląd głównych regionów, w których wideokonferencje są powszechnie stosowane.

Ameryka Północna i Europa Zachodnia

W Ameryce Północnej i większości krajów Europy Zachodniej wideokonferencje są zazwyczaj nieformalne, ale dobrze zorganizowane. Uczestnicy często zwracają się do siebie po imieniu i zachęcają do otwartej dyskusji. Swobodne podejście do ubioru jest nadal powszechne. Wielu profesjonalistów wybiera styl business casual, chyba że spotkanie odbywa się z wyższą kadrą zarządzającą lub klientami. Na początku spotkań często pojawia się krótkie wprowadzenie w formie small talku, który pełni rolę przełamania lodów.

Azja

W wielu krajach azjatyckich etykieta wideokonferencji odzwierciedla tradycyjne hierarchie biznesowe. Formalne powitania oraz zwracanie się do współpracowników z użyciem odpowiednich tytułów pozostają kluczowe. W krajach takich jak Japonia i Korea Południowa cisza bywa wykorzystywana do wyrażenia namysłu, co w zachodnich kontekstach może być błędnie interpretowane jako brak zaangażowania. Dodatkowo, w celu zachowania profesjonalizmu, częściej stosuje się wirtualne tła z logo firmy.

Ameryka Łacińska

Spotkania w Ameryce Łacińskiej często rozpoczynają się od rozmów na tematy osobiste, zanim przejdzie się do spraw biznesowych. Ceni się powitania oraz small talk dotyczący rodziny czy samopoczucia. Wciąż powszechne jest bardziej swobodne podejście do punktualności, choć zależy to od konkretnej organizacji i kraju.

Badanie dotyczące wideorozmów w Bitrix24

To niedawno przeprowadzone badanie ujawniło interesujące spostrzeżenia na temat sposobu, w jaki osoby z różnych krajów podchodzą do wideorozmów i konferencji w Bitrix24 – popularnej, darmowej przestrzeni do pracy online. Przeanalizowano około 1,2 miliona rozmów w ponad 95 krajach. Oto wyniki.

Ile trwają nasze połączenia?

Ogólnie rzecz biorąc, średni czas trwania połączenia grupowego we wszystkich badanych rynkach to 20 minut, a rozmowy jeden na jeden – 9 minut. Jednak uwzględniając konkretny kraj, pojawiają się znaczące różnice. Na przykład we Włoszech grupowe połączenia wideo trwają średnio aż 34 minuty, a w Niemczech – 26 minut.

Najkrótsze rozmowy grupowe prowadzą użytkownicy z Indii, gdzie średnia wynosi 14 minut, czyli ponad dwa razy mniej niż we Włoszech. W Polsce czas rozmowy jest zbliżony do wartości globalnych – około 24 minut dla połączeń grupowych i niecałe 12 minut dla rozmów jeden na jeden.

Jest to dość nietypowe, ponieważ niedawne badanie dotyczące „zmęczenia Zoomem” wykazało, że ludzie czują się bardziej związani z innymi, gdy wideorozmowy są częste, krótkie i odbywają się w małych grupach.

Długie spotkania z wieloma uczestnikami mogą być wyczerpujące, prawdopodobnie dlatego, że utrzymanie sygnałów komunikacji niewerbalnej, takich jak kontakt wzrokowy z wieloma osobami, wymaga dużego wysiłku mentalnego.

Czy włączamy kamerki na spotkaniach online?

Wbrew pozorom, nie wszyscy lubią włączać kamerę podczas wideorozmów. Z badania wynika, że średnio 40% połączeń wideo odbywa się przy wyłączonej kamerze. Jeśli przyjrzymy się poszczególnym krajom, w Ameryce Łacińskiej odsetek ten wynosi aż 49%. Z kolei Polacy coraz częściej pokazują się podczas rozmów, zaledwie 22% połączeń w Polsce odbywa się bez włączonej kamery. Liderem w tym temacie są Włochy, gdzie odsetek ten to zaledwie 13%.

Udostępnianie ekranu i nagrywanie połączeń

Kolejną istotną funkcją wideo jest udostępnianie ekranu, wyjątkowo popularne w Turcji i Meksyku – tam ponad 5% wszystkich połączeń, dokonanych z pomocą Bitrix24, korzysta z tej opcji. W Polsce wskaźnik ten wynosi około 4,9%.

Z kolei użytkownicy z Meksyku chętnie nagrywają rozmowy: prawie 10% wszystkich połączeń jest tam rejestrowanych, podczas gdy w Polsce to zaledwie około 1%.

Ilu uczestników podłącza się na grupowe wideokonferencje?

Najmniejsze spotkania online odnotowano w Niemczech – średnio 3,2 osoby, co stanowi 27% mniej niż globalna średnia. Największe grupy można spotkać w Azji Centralnej, gdzie w Kazachstanie grupowe rozmowy obejmują zazwyczaj ponad 4 osoby. W Polsce ten wskaźnik jest zbliżony do średniej światowej, wynoszącej około 4 osoby.

Wnioski

Wraz z rozwojem wideokonferencji uwzględnianie kulturowych różnic sprzyja lepszej komunikacji globalnej i wzajemnemu szacunkowi wśród profesjonalistów na całym świecie. Choć uniwersalne zasady etykiety pomagają prowadzić efektywne spotkania, dostosowanie się do regionalnych zwyczajów ułatwia współpracę i wzmacnia relacje w coraz bardziej połączonym środowisku pracy.