Efektywna praca w biurze - podstawy

Przeczytaj także: Efektywne zarządzanie czasem a szkolenia

Oto przykładowe rodzaje danych, które powinieneś skonsolidować w ramach przygotowań do zorganizowania dnia pracy:

• informacje dotyczące działań i zadań, jakie masz do wykonania,
• notatki dotyczące rozmów telefonicznych i wiadomości z poczty głosowej,
• adresy, informacje kontaktowe i wizytówki,
• informacje do przeczytania,
• notatki ze spotkań,
• informacje, które powinny być wprowadzone do oprogramowania zarządzającego danymi,
• kartoteki,
• projekty.

Twoje dane mogą być obecnie zebrane w agendzie papierowej lub elektronicznej albo też rozproszone w notesach, na kolorowych karteczkach, podkładach biurkowych i tym podobnych. Powinieneś zebrać dane w oddzielne stosy, aby zacząć wprowadzać porządek w papierach. Kiedy już przejrzysz te stosy, poukładaj wszystko w oddzielne grupy dla każdej kategorii informacji, po czym włóż każdy stosik do osobnego skoroszytu, tak aby te wszystkie luźne papierki trzymać razem.

Przy omawianych czynnościach organizacyjnych najlepiej kieruj się własną wiedzą. Jeśli wahasz się rozpocząć cały proces i czujesz, że potrzebujesz więcej pomocy w tej kwestii, rozważ wynajęcie doradcy organizacyjnego. Przedyskutuje on z tobą twoje potrzeby dotyczące informacji oraz sposób wykorzystywania danych. Zada ci też szereg pytań, dzięki którym proces porządkowania będzie łatwiejszy do przeprowadzenia. Doradcy organizacyjni pomogą ci również dostosować system dokładnie do twoich osobistych potrzeb.

Krok trzeci efektywnej pracy w biurze - stwórz strukturę systemu przechowywania danych

Tworzenie ogólnego zarysu systemu przechowywania informacji jest procesem podobnym do pisania wypracowania. Najpierw musisz określić, co masz do zorganizowania, zanim to zorganizujesz. Większość pracowników biurowych robi odwrotnie - informacje napływają, a oni wtedy szukają dla nich jakiegoś miejsca w systemie. Archiwizowanie nowej informacji może być frustrujące w przypadku, kiedy nie ma dla niej wyznaczonego miejsca w strukturze systemu przechowywania danych. Posiadając zarys struktury, masz już określone miejsce, w którym będziesz przechowywać wszystkie napływające dane niezależnie od ich postaci. Taka struktura znacznie ułatwia archiwizowanie danych i ich odnajdywanie.

Przede wszystkim zastanów się nad tym jakimi drogami docierają do ciebie w pracy dane - wlicz w to dokumenty papierowe i elektroniczne, pocztę, maile, wizytówki, notatki ze spotkań, raporty, książki, artykuły i informacje z internetu. Przyjrzyj się temu jak obecnie sortujesz i organizujesz wszystkie dane i zrób listę wszystkich systemów, w ramach których zorganizowałeś poszczególne rodzaje informacji. Przedstaw swój obecny sposób organizacji danych i wypisz nazwy kategorii i podkategorii, które utworzyłeś w obrębie każdego z systemów.