Media społecznościowe nową formą komunikacji

Przeczytaj także: Media społecznościowe w Polsce

Wytyczne dla pracowników firm dotyczące aktywności w społecznościach koncentrujące się na narzędziach – np. na zakazie korzystania z Naszej-Klasy czy „ćwierkania” na Twitterze – przypominają instrukcję skomplikowanej maszyny, w której brak jakichkolwiek informacji o zasadach działania, konstrukcji urządzenia i roli jej operatora w całym procesie. Zamiast tego są jedynie wytyczne: „Naciśnij ten przycisk, a tego nie naciskaj”. A pokusa przetestowania właśnie tego guzika, którego przyciskać nie należy jest ogromna.

Po co nam kodeks?

Jak pokazują wyniki badania firmy Manpower, przeprowadzonego w lutym tego roku w 750 polskich firmach, tylko 1 proc. naszych przedsiębiorstw ma wewnętrzną politykę dla pracowników regulującą zasady korzystania z serwisów społecznościowych. Dlaczego więc warto być w tej nielicznej grupie firm, które zdecydowały się na wprowadzenie takich wytycznych?

Po pierwsze, media społecznościowe to nowy sposób komunikacji, którego nie wolno bagatelizować. Można omijać szerokim łukiem poszczególne narzędzia społecznościowe, ale nie da się nie zauważyć, jak społeczności rosną w siłę. Potwierdza to coraz więcej przykładów biznesów (także z Polski), które dzięki społecznościom wzrosły. I takich, które dzięki społecznościom chylą się ku upadkowi.

Czy chcemy, czy nie: w internecie i tak mówi się o naszej marce, o naszych produktach i usługach, a nawet o poszczególnych działach (np. słaba telefoniczna obsługa klienta) czy osobach (niekompetentny sprzedawca wskazany z nazwiska). Co więcej, o naszej firmie w internecie rozmawiają nie tylko klienci czy partnerzy biznesowi, ale także byli i obecni pracownicy. Nawet jeśli oficjalne działania firmy w sieci ograniczają się do własnej statycznej strony internetowej, sieć aż huczy od informacji o naszej marce. Kiedy ostatni raz zdarzyło ci się wpisać nazwę firmy w Google i zobaczyć zero wyników? Co robisz, gdy umawiasz się na spotkanie z nowym potencjalnym pracodawcą i potrzebne ci są dodatkowe informacje na temat tej firmy? Odpowiedzi nasuwają się same.

Nasza praktyczna, codzienna wiedza dotycząca tego obszaru jest bardzo zróżnicowana: jedni są „social media freakami” z kontami w kilkunastu serwisach, dla innych cały internet zamyka się w słowach Nasza-Klasa, dla jeszcze innych – społeczności to groźba utraty anonimowości i prywatności. Nawet jeśli firma nie prowadzi oficjalnych działań w serwisach społecznościowych, warto uświadomić pracownikom, jakie szanse i zagrożenia niosą one ze sobą.

Wśród zagadnień dotyczących społeczności, spisanych w postaci kodeksu, maila lub przedyskutowanych z pracownikami na wewnętrznym spotkaniu, warto wspomnieć kilka szczególnie istotnych:

• Brak anonimowości – wbrew powszechnej opinii, w internecie bardzo trudno pozostać anonimowym. Powtarzający się na różnych forach dyskusyjnych anonimowy pseudonim można powiązać np. ze zdjęciami osób i tym samym zidentyfikować postać ukrywającą się pod pseudonimem.
• Odpowiedzialność za publikowane treści – anonimowość (pozorna) w społecznościach nie zwalnia z braku odpowiedzialności za to, co się w nich publikuje. Jeśli ktokolwiek decyduje się na podanie nieprawdziwych, emocjonalnych komentarzy lub treści godzących w dobro innych osób czy firm, może zostać za to rozliczony. Jednym z takich „rozliczających” może być właśnie obecny lub przyszły pracodawca (np. robiący research kandydatów do pracy). Warto więc, aby firma zadbała o dokładne, a nie tylko intuicyjne określenie, co jest tajemnicą firmową.
• Społecznościowa tożsamość – gdzie kończy się Jan Kowalski – pracownik banku, a zaczyna Jan Kowalski – osoba prywatna? Warto uświadomić pracownikom, że wszystkie treści publikowane pod własnym nazwiskiem, w godzinach pracy lub po nich, jako osoba prywatna lub jako pracownik, tworzą w internecie jedną tożsamość. Wszelkie niespójności w tej tożsamości mogą mieć znaczenie. I nie chodzi tylko o sytuacje oczywiste, jak zdjęcia z zakrapianych imprez publikowane na N-K. Warto pamiętać także o kwestiach delikatniejszych dotyczących np. współpracy z konkurencyjnymi markami czy krytycznych opinii o konkurencji, do której później się aplikuje.

Po tym, co piszesz, zawsze pozostaje ślad – Google i inne wyszukiwarki bezlitośnie indeksują treści publikowane na forach dyskusyjnych, blogach i w innych serwisach społecznościowych. Każde słowo, opublikowane w internecie, może za chwilę pojawić się w wynikach wyszukiwania dotyczących nazwiska pracownika lub nazwy firmy.