Organizowanie i prowadzenie zebrań

Przeczytaj także: Budowanie relacji menedżer - pracownik

Czas bezpowrotnie stracony

Jeden irytujący zwyczaj prezesa doprowadzał do szału całą firmę. Było to organizowanie obowiązkowych cotygodniowych zebrań, zwanych z kpiną „nasiadówkami”. Wszystko na nich było tak pomyślane, aby utracić jakąkolwiek szansę na produktywne spotkanie.

1. ZŁY MOMENT – zwykle spotkania odbywały się w piątki po południu, kiedy każdy denerwował się rzeczami, które pozostały do zrobienia do końca tygodnia lub myślami był już w drodze powrotnej do domu. Nerwowe zerkanie na zegarek i „urywanie się” z końcówki spotkania nie sprzyjało koncentracji i podejmowaniu decyzji.
2. ZBYT WIELE OSÓB – na zebrania właściciel zapraszał wszystkich szefów działów. Część z nich po prostu się nudziła, bo przez większość spotkania omawiano kwestie ich niedotyczące. Cichaczem próbowali załatwiać inne pilne dla siebie sprawy.
3. ZBYT WIELE TEMATÓW – lista spraw „do omówienia” była przeważnie tak długa, że uniemożliwiała rzetelne rozpoznanie tematu i w rezultacie nad każdą sprawą zatrzymywano się, by ustalić, że jeszcze trzeba o tym podyskutować kiedy indziej. W ten sposób jakakolwiek decyzja zajmowała kilka tygodni.
4. BRAK ROZEZNANIA TEMATU – nieprzygotowanie do zebrania powodowało, że nie padały nigdy konkretne liczby, szacunki, dane. Poruszano się w zbyt swobodnie formułowanych prognozach lub sądach, wszystko było względne. Brak konkretnych informacji uniemożliwiał obiektywne porównania, zmuszał do przygotowania „po zebraniu” i ponownego omawiania w tym samym gronie kwestii, które można byłoby o wiele szybciej zamknąć, gdyby osoby je omawiające dysponowały konkretami, a nie przypuszczeniami.
5. TEMATY POBOCZNE – dyskusja na zebraniach nader łatwo schodziła na poboczne tematy, mniej ważne, ale za to pilniejsze. Zabierało to czas i w rezultacie główne kwestie przekładano do dalszej dyskusji, zamiast wypracować rozwiązania.
6. PRZEDŁUŻAJĄCY SIĘ CZAS TRWANIA – pomimo zapewnień, że zebranie potrwa tylko godzinkę z reguły nie kończyło się wcześniej niż po trzech. W rezultacie wszyscy siedzieli jak na szpilkach, zgadzali się na wszystko i nie zgłaszali swoich wątpliwości, byle jak najszybciej się rozejść.
7. POZORNA JEDNOMYŚLNOŚĆ – bardzo szybko pracownicy zrozumieli, że zebranie jest tylko pozorem demokracji w firmie. Tak naprawdę szef nie znosił wysłuchiwać krytycznych uwag i alternatywnych pomysłów. Szybko wszyscy zrozumieli, że w zebraniu chodzi o zbiorowe potakiwanie. Przestano je traktować jak forum do wymiany opinii i ujawniania swojego zdania.
8. BRAK USTALEŃ – zbyt często zebrania kończyły się, wszyscy rozchodzili się do swojej pracy i… nic się nie działo. Ustalano co prawda, że „trzeba coś zrobić”, ale bez szczegółów kto, na kiedy. W efekcie nie można było zweryfikować, czy ustalenia są realizowane zgodnie z planem, bo nie było planu. Nie można też było znaleźć winnych zaniedbania, gdyż nie było osób z imienia i nazwiska odpowiedzialnych za realizację ustaleń po zebraniu.

Jeśli uczestniczysz w zebraniu lub je organizujesz, to znaczy, że masz wpływ na to, jaki będzie jego przebieg i efekt u ciebie w firmie.

By dobrze przygotować zebranie, zastanów się najpierw nad jego celem. Czy jest to zebranie, na którym uczestnicy mają znaleźć rozwiązanie problemu, poznać swoje opinie na jakiś temat, ustalić wspólny sposób działania, wyjaśnić jakiś problem, znaleźć jego przyczyny?

Jeśli tak, to powinno się odbywać w mniejszym gronie osób, aby każdy miał możliwość zabrania głosu. Taki charakter mają zebrania operacyjne, organizowane w firmie systematycznie, najczęściej w ten sam dzień tygodnia/miesiąca w podobnym gronie. Jeśli celem zebrania jest poinformowanie pracowników firmy o ważnych wydarzeniach, decyzjach, zmianach, to jest to zebranie informacyjne. Możesz na nie zaprosić większą liczbę osób, gdyż mają się oni zapoznać z decyzjami kierownictwa, bez możliwości ich przedyskutowania, zmiany. Właściwie mają tylko wysłuchać osób referujących. Oczywiście na końcu zebrania może być czas przeznaczony na zadawanie pytań, ale z założenia nie każdy będzie mógł zabrać głos.

Jeśli już wiesz, co jest celem zebrania, pora na przygotowanie szczegółów.

W praktyce firm

Dobre zebrania, które są forum wymiany opinii i miejscem podejmowania decyzji, charakteryzują trzy kluczowe cechy:

• dobry, zaplanowany przebieg spotkania (agenda),
• merytoryczne przygotowanie uczestników do rozmowy,
• konsekwentne zrealizowanie po zebraniu podjętych na nim ustaleń.

W codziennej pracy naszych konsultantów zebrania odgrywają ważną rolę i wiele zależy od ich sprawnego przebiegu. Realizowany z klientem projekt jest najpierw planowany, a później omawiany poprzez cykl zebrań. Stworzyliśmy taki model działania, który czerpie z najlepszych doświadczeń naszych klientów, łatwo go dopasować do konkretnej sytuacji, nie ma nadmiernie rozbudowanej dokumentacji. Rekomendujemy go ci jako wzorzec, według którego łatwo stworzysz najlepszy dla twojej firmy sposób organizacji zebrania.