Jak sfinansować wdrożenie systemu IT?

Przeczytaj także: Systemy IT w firmach w czasie kryzysu

Pierwszy z wymienionych projektów umożliwia uzyskanie dotacji na oprogramowanie służące do realizacji procesów biznesowych. Co ważne – procesy te muszą obejmować minimum trzy oddzielne przedsiębiorstwa. Zadaniem oprogramowania może być np. automatyzacja procesu wymiany informacji pomiędzy współpracującymi ze sobą firmami. Dofinansowanie może być przeznaczone na wartości niematerialne i prawne (np. licencje, patenty), środki trwałe (np. komputery), zakup analiz i usług doradczych, promocję projektu, wynagrodzenia i szkolenia specjalistyczne. Kwota dotacji musi mieścić się w przedziale 20 tys. zł – 2 mln zł i wynosić maksymalnie 85 % całości kosztów, wymaga więc min. 15 % wkładu własnego.

Drugi z projektów ma na celu m. in. zwiększenie konkurencyjności przedsiębiorstw poprzez dofinansowanie inwestycji rozwojowych. Do grona takich inwestycji można zaliczyć unowocześnienie rozwiązań technologicznych wykorzystywanych w firmie. Kwota dotacji waha się od 40 tys. zł do 2 mln zł i może wynosić maksymalnie 45 % kosztów. Dofinansowanie jest więc wyższe niż w przypadku POIG 8.2, wymaga jednak przy tym większego wkładu własnego. Z tego programu wyłączone są m. in. przedsiębiorstwa działające w branżach handlowej oraz turystycznej, osoby ubezpieczone w KRUS, a także firmy, które otrzymały wsparcie na rozpoczęcie działalności z EFS.

Decydując się na wykorzystanie dotacji unijnej, musimy przygotować się na mnóstwo papierkowej roboty. Poprawne wypełnienie wniosków oraz pozostałej dokumentacji jest niezbędne do tego, by zgłoszenie zostało w ogóle rozpatrzone. Przedsiębiorca jest także zobligowany do wykonania Biznes Planu wg zasad określonych przez urząd. Nieprawidłowe wypełnienie dokumentacji może nawet zdyskwalifikować firmę z programu.

Sporą wadę z punktu widzenia właścicieli firm stanowi fakt, że proces składania i oceniania wniosków jest wyjątkowo długi. Zgodnie z przepisami decyzja w sprawie wniosków zostaje wydana nie później niż 180 dni po zakończeniu naboru wniosków, co w praktyce dla przedsiębiorcy oznacza całe 6 miesięcy oczekiwania na rozstrzygnięcie losów jego firmy. Tak długi czas czekania na decyzję jest dla wielu osób nie do przyjęcia –nie tylko utrudnia on zaplanowanie pracy, ale także wpływa negatywnie na morale pracodawcy i pracowników, utrzymując ich w ciągłej niepewności.

Leasing

Bardziej wymagający przedsiębiorcy coraz częściej zaczynają decydować się na inną formę zdobywania środków na inwestycje – leasing. Ten rodzaj finansowania polega na uzyskaniu prawa do korzystania z danego przedmiotu na określony okres w zamian za przekazywanie rat o ustalonej z góry wysokości. Leasing IT staje się coraz bardziej powszechną usługą, dzięki czemu znalezienie firmy oferującej korzystne warunki nie powinno stanowić problemu.

Dużą zaletą wybrania opcji leasingu jako metody finansowania inwestycji jest możliwość dokładnego zaplanowania wydatków, ponieważ koszty korzystania z tego typu usług są stałe bądź malejące (w zależności od podpisanej umowy). Wysokość wpłaty własnej zaczyna się już od 5 % wartości systemu IT. Jako koszty dodatkowe należy tutaj wymienić ubezpieczenie, które jest z reguły wymagane przez leasingodawcę oraz cenę wykupu, która nie zawsze jest wliczona w cenę rat leasingowych.