Kontrola projektów inwestycyjnych

Przeczytaj także: Zarządzanie projektem informatycznym

Beneficjent jest również zobowiązany do udzielenia wszelkich niezbędnych wyjaśnień, co wiąże się z koniecznością zapewnienia podczas kontroli obecności osób zaangażowanych w realizację projektu. Ponieważ kontrola może dotyczyć zróżnicowanych obszarów związanych z realizacją projektu, dla sprawności jej przeprowadzenia warto zapewnić obecność osoby odpowiedzialnej za część finansową projektu, osoby realizującej zamówienia w ramach projektu, osoby odpowiedzialnej za część rzeczowo-technologiczną, a przede wszystkim osoby upoważnionej do reprezentowania beneficjenta zgodnie z obowiązującą reprezentacją lub na mocy stosownego pełnomocnictwa.

Zalecenia pokontrolne

Z przeprowadzonej kontroli sporządzana jest pisemna informacja pokontrolna, która przekazywana jest beneficjentowi do akceptacji. Jeżeli zespół kontrolujący stwierdzi zaistnienie określonych uchybień bądź wątpliwości, zostaną one przekazane w formie zaleceń pokontrolnych, które beneficjent zobowiązany jest wdrożyć w określonym przez instytucję terminie. Beneficjent ma również możliwość pisemnego odniesienia się do przedstawionych informacji. Należy jednak podkreślić, że niewykonanie przez beneficjenta zaleceń pokontrolnych w terminie określonym przez instytucję lub nieprzedstawienie przekonującego uzasadnienia ich niewykonania stanowi podstawę do wypowiedzenia umowy o dofinansowanie. Warto również wskazać, że do czasu wyjaśnienia wszystkich wątpliwości związanych z przeprowadzoną kontrolą następuje wstrzymanie wypłaty dofinansowania na rzecz beneficjenta, nawet jeżeli beneficjent złożył wniosek o płatność.

Najczęściej spotykane nieścisłości

Każdy z dofinansowanych projektów posiada swoistą specyfikę, niemniej jednak istnieje szereg nieścisłości, które są przedmiotem wyjaśnień w wielu kontrolowanych projektach. Opiszmy je pokrótce. Nieprzestrzeganie procedury wyboru dostawców lub wykonawców. Beneficjenci dofinansowania dla projektów inwestycyjnych są zobowiązani do dokonywania zakupów z zachowaniem zasad konkurencyjności, jawności i przejrzystości. Powyższe wiąże się ze stosowaniem przepisów ustawy prawo zamówień publicznych, jeżeli taki wymóg wynika z jej przepisów albo z przeprowadzeniem postępowania ofertowego o określonych wymogach. Częstym uchybieniem jest brak poprawności zgromadzonych ofert, niespójności w datach dla danego postępowania czy brak stosownych potwierdzeń prowadzonej korespondencji z oferentami. Braki i niespójność kontrolowanej dokumentacji.

Występującym uchybieniem w tym zakresie jest chociażby brak prawidłowego udokumentowania dostawy maszyn bądź urządzeń w postaci protokołu odbioru czy też brak podpisów osób upoważnionych na dokumentacji. Niekiedy pojawiają się również niespójności dotyczące np. zakresu danych dostawcy wskazanych w ofercie i umowie, czy też rozbieżności w numerze rachunku bankowego dostawcy wskazanego na fakturze i potwierdzeniu przelewu. Niewywiązywanie się z obowiązków promocyjno-informacyjnych. Wymogiem nałożonym na beneficjentów dofinansowania dla projektów inwestycyjnych jest informowanie opinii publicznej o otrzymaniu wsparcia poprzez przykładowo umieszczenie w miejscu realizacji projektu widocznej tablicy informacyjnej. Pomimo iż spełnienie tego rodzaju wymogów jest przedmiotem każdej kontroli, wielu beneficjentów nie realizuje prawidłowo nałożonych obowiązków w tym zakresie.

Bieżący monitoring realizacji projektu

Warto podkreślić, że poza opisanymi uprawnieniami kontrolnymi, instytucje prowadzą bieżący monitoring realizacji projektu poprzez weryfikację przedkładanych wniosków o płatność lub wniosków sprawozdawczych, które zawierają informacje o poniesionych wydatkach, stopniu realizacji postępu rzeczowego, stopniu realizacji wskaźników projektu, problemach występujących w projekcie. Jeżeli więc beneficjent będzie realizował projekt zgodnie z wymogami umowy o dofinansowanie i skrupulatnie przedstawiał informacje we wnioskach o płatność, na bieżąco kontaktował się z instytucją w przypadku zaistnienia zmian, problemów w projekcie, wówczas kontrola nie będzie przykrym doświadczeniem. Również zapewnienie odpowiedniego przechowywania dokumentacji projektowej już od początku jego realizacji zapewni sprawne przygotowanie do ewentualnej kontroli.

Szczególnie sprawdzana jest spójność informacji i dokumentów beneficjenta z tymi, które zostały przedłożone instytucji w ramach wniosków o płatność.

Przygotowanie do kontroli:

• zapoznanie się z informacją o planowanej kontroli
• przygotowanie wymaganych dokumentów
• zapewnienie dostępu do plików komputerowych i systemu księgowego
• zapewnienie obecności osób zaangażowanych w realizację projektu (rzeczową i finansową) oraz osób upoważnionych do reprezentowania beneficjenta
• zapewnienie dostępu do miejsca realizacji projektu (placu budowy, parku maszynowego itp.)

Jeżeli zespół kontrolujący stwierdzi zaistnienie, zostaną one przekazane w formie zaleceń pokontrolnych, które beneficjent zobowiązany jest wdrożyć w określonym przez instytucję terminie.